商务中心各类服务程序

商务中心各类服务程序提要：收送传真程序1．当中商务心收到公司客人的传真时，及时从机器上取下稿件，核对收报人的公司及房号

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　　商务中心各类服务程序

　　一．发送传真程序

　　1．当客人要求发送传真时，接待人员应礼貌地请客人填写"商务中心综合服务单"。

　　2．根据传真发往的国家或地区，核对或查出国家或地区代号。按传真机的要求，保证1：1发送。如出报的报告指明为"错页"（Error Page）,则该页需重发。

　　3．根据所花时间及发往的国家或地区，按价目表结算金额。请客人在账单上签名或付现金。操作人员在"商务中心综合单"上签名，注明完成的时间。

　　4．发送及结算结束，按要求将情况登记在《发报记录本》上。

　　二．收送传真程序

　　1．当中商务心收到公司客人的传真时，及时从机器上取下稿件，核对收报人的公司及房号。

　　2．将进报按要求登记在《进报记录本》上，注明日期、公司名称、姓名、房号，页数及进报时间。

　　3．电话通知公司或本人，请其到商务中心来取传真及办理领取手续。按价目表结算金额。请客人在账单上签名或付现金。

　　4．如遇无公司名称进报时，在进报的右上角注明"待查"两字。如查无此人，则填写"无收件人"小条，用回形针别在进报前面，放入指定夹内，三天后仍无法查找，则归档。

　　5．当客人前来询问是否有进报时，先查阅《进报记录本》，如有按有关程序办理后将其交给客人；如无进报，则记下公司名称或客人姓名、房号，一有进报立即通知客人。

　　三． 打字及电脑文字处理服务程序

　　1．当客人要求打字或电脑文字处理服务时，接待人员应有礼貌地请客人填写"商务中心综合服务单"。

　　2．接到文稿先浏览一遍，识别每一个字母，符号和数字。

　　3．了解客人的具体要求，格式及是否要保留文件，（如要保留，请其确认保存时间），同时向客人介绍有关价格及大概时间（也可征求一下客人意见，大概需要在什么时间内完成）。

　　4．打字完成以后，先打印一份样稿，请客人核对。根据客人核对后意见认真修改，直到打印出一份正式文稿。

　　5．将原手稿与打印后的正式文稿放入指定夹子内。通知客人到商务中心来取。待客人来时,经查看准确无误,请客人清点页数,按价目表价格结算金额,请客人在账单上签名或付现金。操作人员在 "商务中心综合服务单"上签名,注明完成的时间。

　　6．打字服务结束,把有关情况登记在《打字服务记录本》上。

　　四．复印服务程序

　　1．当客人要求复印服务时，接待人员应有礼貌地请客人填写"商务中心综合服务单"。

　　2．详细了解客人的复印要求，用什么规格的纸？照原来大小复印还是放大或缩小；是单面复印还是双面复印以及每份复印数等，也可征求一下客人意见，复印好后什么时间来取（一般数量少，客人往往是立等可取）。

　　3．按要求进行复印，尽可能使复印件与原稿相同，保持清晰、整洁（不要颜色太深或太浅）。

　　4．把复印好的页数，请客人验收或确认，如符合要求，按价目表价格结算金额。请客人在账单上签名或付现金。操作人员在"商务中心综合服务单"上签名，注明完成时间。

　　5．复印服务结束后，把有关情况登记在《复印服务记录本》上。

　　五．邮件处理服务程序

　　1．收到公司或公司员工信件，可根据公司名册分拣，核对公司名称和房号是否吻合。

　　2．信件分拣后，接待人员负责将信件送放到指定的公司信箱内。

　　3．如挂号信、包裹单、汇款单、EMS邮政特快专递等急件，立即通知公司或本人来商务中心取。如公司无人，应在《信件记录本》作好记录。客人来取时要查看有关证件再签收。

　　4．如在公司名册中无法查到收件人的姓名，应在信封上盖上"查无此人"的印章，将信件存放在信格内，保留3天后退回邮政。

　　六．报刊收发程序

　　1．收到公司邮订的各类报刊，可根据邮订总额进行核对。按各公司邮订份额进行分拣，如有差错及时与邮政联系。

　　2．报刊分拣后，接待人员负责将报刊送放指定的公司信箱内。

　　3．如公司无人，该公司的报刊由商务中心负责统一代保管，待客人回来，将所有报刊交还给客人。

　　4．如公司或客人需要增订报刊，可按客人要求与邮政联系，负责代办增订。

　　5．所有增订报刊应作好记录，以备核对。

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