蔓科地产档案资料管理细则

蔓科地产档案资料管理细则提要：为了使客户资料更加便于查阅，防止丢失或破损；使出借，返还的管理变得容易；同时也便于保存、保密，营销公司将整理好的档案按照项目和房号的顺序

文章来源自 房地产 (www.dichanshequ.com)

　　蔓科地产档案资料管理细则

　　1、客户资料管理要求

　　1.1准确：产权来源清楚，证件手续齐备，符合法律法规政策，记录与实际相符。

　　1.2完整：各种表册项目无缺项，各种证件、证明材料无遗漏。

　　1.3及时：客户资料随产权的转移变更，房屋、产权情况要经常进行更新，随时反映发生了的产权情况，使之符合现状。

　　2、存放与归档操作原则

　　2.1客户在销售现场签订楼宇认购书后并将其装入档案袋，按房号顺序存放。

　　2.2签署《房屋买卖合同》及其按揭手续办理完毕后，将其补充协议、客户身份证复印件和首期房款收据复印件，按照房屋栋号顺序存放。

　　2.3客户合同（房地产买卖合同及按揭合同）在当地房产或国土局办理登记完毕后，公司留一本买卖合同及按揭合同，连同上述资料一起正式归档。

　　3、文挡存放方式

　　为了使客户资料更加便于查阅，防止丢失或破损；使出借，返还的管理变得容易；同时也便于保存、保密，营销公司将整理好的档案按照项目和房号的顺序，存放于档案室并建立资料库。

　　4、档案收存基本要素

　　一份完整的客户文挡，必须具备以下资料（按顺序装袋存放或创建电脑储存档案）：

　　①认购书或认购登记表

　　②房屋买卖合同及补充协议

　　③银行按揭合同

　　④合同外的补充协议

　　⑤特殊折扣审批表

　　⑥客户身份证明文件（复印件）

　　⑦其他（更名、退换房资料）

　　5、档案管理制度

　　5.1建立查阅、借阅登记制度：公司专业管理人员调档查阅，必须由管理员统一进行登记。外单位人员查阅文档，必须出具公、检、法工作人员证件及协助调查通知书。

　　5.2严格遵守保密制度，档案资料非特殊批准，不允许外借和公开。

　　5.3确保档案资料安全，档案室除客户文档管理员外，禁止他人入内。

　　5.4客户文档由营销公司设兼职客户文档管理员一名，实行专人负责制。

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