地产有限公司档案管理规定

地产有限公司档案管理规定提要：部门发生需保存文件时，应先交存部门档案员，部门档案员做好接收登记，再由部门档案员于每月25日报送公司档案员核对

来源自合同范文

　　地产有限公司档案管理规定

　　为使各类档案完整、准确、系统、及时收集归档，使档案管理工作更加规范化、制度化、科学化，以及为公司各项工作开展提供信息和依据，特制定本规定。

　　一、档案管理工作的组织

　　１、在公司的直接领导下，由行政部负责档案室管理工作，行政秘书兼职档案管理员；青云项目组、旅顺项目组、营销部、装修部、人力资源部、行政部、财务部、资产部及所属公司分别设兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理及集中管理工作。

　　２、部门发生需保存文件时，应先交存部门档案员，部门档案员做好接收登记，再由部门档案员于每月25日报送公司档案员核对，以确保公司档案的完整性。公司对部门的档案管理工作实行导、监督。

　　３、各部门档案员每天要清理档案，以免资料堆积，要熟悉部门档案，作到迅速查找。

　　４、部门档案员须向公司档案员交存档案原件，部门保存档案复印件（除特殊档案，如财务档案、人事档案、工程技术档案等）。

　　５、所属公司的档案原则上由所属公司行政部（办公室）负责管理，所属公司证件档案复印件交存公司档案室，每月定期向公司档案室报送档案汇总情况。

　　二、档案的分类

　　档案分为文书档案、工程（设备）档案、人事档案、财务档案、实物档案、合同档案、声像档案七大类。

　　三、档案的归档要求

　　１、文书档案应在每年六月末以前将上年度形成的各种资料档案，按照要求收集整理归档。

　　２、人事档案在本人进入本公司工作后就应建立，由人事部门进行管理。

　　３、财务档案应按归档范围要求，按年度整理，财务部门保存五年，然后移交档案室。

　　４、公司员工因公外出参观学习、考察和参加各种会议获取的重要文件材料、技术图纸、照片资料等，归来后，应及时到行政部做文件处理由公司档案室进行登记、归档。

　　５、实物、声像一经形成，即需归档。

　　６、各类合同成立或生效后即应将一份原件存档。

　　７、基建工程档案在项目交复验收后归档。

　　四、借阅档案的要求

　　１、总经理借阅档案可通过档案管理人员直接提档。

　　２、公司其他人员需借阅档案时，要经部门或项目负责人、公司主管总经理批准，并办理借阅手续，原则上原件不得带出档案室，如原件确需带出档案室，须经总经理批准。办理借出档案手续。

　　３、借阅档案必须爱护，保持整洁、严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，必须由主管总经理批准方可摘录和复制。

　　４、外单位借用我公司档案时，应持单位介绍信，经公司总经理审批后方可查阅、抄录和复印。

　　５、借阅期限不得超过两星期，到期必须追回，如需再借需办理续借手续。

　　五、移交、销毁档案的要求

　　１、档案室接受档案资料时，移交单位要填写目录和档案交接单，经双方核实后，交接人应在交接单上签字，由双方备查。

　　２、档案室对新接收的档案资料要及时整理归档和登记，对销毁的档案及时在档案目录中注销，并注明原因和去向。

　　３、公司各部门和所属公司如有撤销、增设或其它变动，其档案材料归所属公司，部门档案保管员负责将其归档文件材料齐全完整地送交公司档案室。

　　４、根据各类档案不同保管期限，定期对档案进行鉴定，进一步正确区分档案价值，并将已失去保存价值的档案，剔出处理。

　　５、任何部门和个人非经公司允许无权随意销毁公司档案材料。

　　６、对要销毁的档案登记造册，经相关部门经理审核后，报总经理批准销毁，销毁档案应由两人监销，并在销毁册上签字，存档保存。

　　六、公司各部门档案员的要求：

　　１、各部门档案员严格遵守档案管理工作规定，按类别存放各类档案，在每年十二月末，经公司检查齐全后再整理归档，要求在第二年1月底前全部装订完毕。

　　２、做好档案的保密工作，发现档案遗失或出现文件泄密时，要及时向有关领导报告，不得隐瞒。

　　３、对公司档案管理工作需按时保质完成，如有困难就及时向有关主管领导报告。不得耽误工作。

　　４、有下列行为之一的，根据情节轻重，给予行政处分，造成损失的，责令赔偿损失，构成犯罪的依法追究刑事责任：

　　Ａ、丢失或者擅自销毁公司档案资料。

　　Ｂ、涂改伪造档案。

　　Ｃ、出卖公司档案或将公司档案不经批准擅自出示他人。

　　Ｄ、档案管理人员玩忽职守造成档案损失的。

　　七、本规定由圣北公司行政部负责解释。

　　八、本规定自通过之日起施行。

来源自合同范文