置业公司公文管理规定

置业公司公文管理规定提要：通知:传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级

其 它 精品公 文

　　置业公司公文管理规定

　　一、本文所指的公文是指：

　　1、以公司名义向公司内部人员发出的正式文件，如规章制度、通知通报、人事任免等；

　　2、以公司名义向公司以外的单位、团体、部门发出的正式文件；

　　3、以各部门名义发出的文件；

　　二、公文种类

　　1、请示:请上级指示和批准，用"请示"。

　　2、报告:向上级机关汇报工作，反映情况，用"报告"。

　　3、通告:在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用"通告"。

　　4、批复:答复请示事项，用"批复"。

　　5、通知:传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用"通知"。

　　6、通报:表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用"通报"。

　　7、决定、决议:对某些问题或者重大行动作出安排，用"决定".经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用"决议"。

　　8、函:平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用"函"。

　　9、会议纪要:传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用"会议纪要"。

　　10、其它资料：包括公司内部各种专业计划、方案、报表、报告等资料，适用于公司内部的经营和管理。

　　11、外来公文：包括获自于或来自于本公司以外的各类文件、资料、批复、传真、信函等公文。

　　三、公文格式

　　公文一般由公司文头、公文字号、秘级、签发人、签发时间、标题、正文、落款、成文时间、公文用印、主题词、主送单位、抄报抄送单位、办文事项、附件等部分组成。

　　1、公司文头：一律事先在电脑上制作好。外行编号文首页一律用彩色打印；内行编号文首页一律用黑白打印；部门行文不得使用公司正式红头文式。

　　2、公文字号：按上述规范执行。发文号统一由行政部编排。

　　3、公文秘级：分为"绝密"、"机密"和"秘密"。

　　绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。

　　文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。

　　4、签发人/时间：按内容性质由公司总经理（或其授权人）在定稿上审签。正式公文上打印。

　　5、公文标题：应准确简要地概括文件的主要内容；标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；标题用2号简体宋体字。

　　6、公文正文：正文用小4号字；正文中的一极小标题，用4号黑体字；其余字体一律使用宋体字；行距22。

　　7、落款/成文时间/公文用印：除会议纪要外，正式编号公文应在落款和成文时间上加盖印章。

　　8、主题词：一般为标题的关键词。

　　9、主送/抄送单位：由审稿人确定。

　　10、办文事项：如实记载拟稿人、审核人、打印人、校对人的姓名，以及实际印发、存档的份数。

　　11、公文附件：单独排版、装订在正文之后；成文时间之前注明附件顺序和名称。

　　12、附样式：

　　文            头

　　（公文字号）

　　签发人：                   秘  级             签发时间：

　　标           题

　　主送单位：

　　（正           文）

　　（落款、成文时间、用印）

　　（附件序号、名称）

　　主题词：

　　报送：

　　发送：                                         存档（  ）

　　拟稿：       审核：      打印：       校对：       共印   份

　　本公司公文行文一律使用下列公文字号，并对应适用范围使用：

 

“发”字号

“函”字号

“纪”字号

国地公司

国地发[ ]  号

国地函[ ]  号

国地纪[ ]  号

适

用

公

文

范

围

内行/下行文

决定、决议、制度、规定、办法、通告、通知、通报、

/

会议纪要

内行/上行文

/

请示、报告、批复、

会议纪要

外行/上行文

/

公函

/

　　四、公文办理

　　（一）、收文处理

　　1、程序：凡送交公司或公司收到的外来公文，均按："签收－登记－分送－处理－复文－立卷存档"程序办理。

　　2、要求：

　　1 ）当公文送达或收到公文时，均由总经办文书收。根据公文内容和要求，用传阅夹并附上批阅单后，将其及时分送公司有关领导传阅和批示；待领导传阅批示后，再转送相关部门办理公文涉及和领导批阅涉及的有关事项。办理过程中，办文部门、人员应根据要求，及时了解办理情况并向公司有关领导反馈办理信息。如需就公文办理事项向来文单位作出答复，则由公文办理相关部门按下述内部公文办理程序向来文单位复文。办理完结，总经办或相关部门及时将公文收回并存档。

　　2 ）上级发来的文件及注有密级的简报、电传、资料和平级发来的文件，均由总经办统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件，及时呈送领导阅批。

　　各部门收到急件时，应在3天内答复，一般要办理的文件，一周内应办理。需要研究而不能马上处理的，要先书面或口头简要回复。

　　3 ）加强公文检查催办工作。总经办对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。

　　4 ）领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交总经办档案管理员立卷归档。

　　（二）发文处理。

　　一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。

　　1、草拟公文的要求：

　　1）要符合公司制度、政策和上级的有关规定。

　　2）情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。

　　3）引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。

　　4）草拟公文必须使用A4的公文稿纸，文面应保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新清稿。

　　5）数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：第一层为："一"，第二层为"(一)"，第三层为"1"，第四为"(1)"。

　　6）不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。

　　2、公文审核。

　　公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后呈送。

　　1）审核的重点：

　　2）是否需要行文。

　　3）是否符合公司制度、政策；与本单位发过的公文是否衔接。

　　4）提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。

　　5）处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。

　　6）文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。

　　7）审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原承办部门修改，改动过大的，要重新拟正。

　　3、公文签发。

　　1）公司行政文件，由总经理签发。业务文件，由分管副总签署意见后，由总经理签发。

　　2）签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。

　　3）公文办理完毕后，要及时送交档案管理人员整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。

　　4）印制：

　　①公文印制一般应使用Ａ４纸张打印一套，其余复印；

　　②各公司、各部门的打印件，应提供已制作、命名、U盘，或提供已撰写的手稿给总经办打印加工；

　　③各部门行文不得使用公司正式红头文式。

　　5）存盘拷贝：原则上，凡经电脑处理、经公司打印机打印的正式公文、资料，均需在公司档案机要室电脑上及时存盘和按规定分类，不得遗漏。

　　6）用印/装订/分送/登记/存档：公文印制完成后，由总经办统一办理公文的用印和装订；在公司内部分送时，由总经办在发文簿上登记和领件签字；凡编排了发文字号的文件公文和有保存价值的非文件公文，均需将印制稿交公司档案管理人员存档。

　　（三）其它内部公文的办理：

　　1、程序：凡其它非编号的内部公文，均按拟稿－审稿、校对－印制－存盘拷贝－分送－处理－复文－存档程序办理。

　　2、要求：

　　（1）需办理的公文，应及时送公司领导批示或交有关部门办理。

　　（2）根据阅批范围送公司有关领导或部门处理。批阅公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他人圈阅，应当视为同意。

　　（3）为缩短传阅时间，提高传阅速度和避免丢失，文件送到后，公司各领导和相关部门经理要及时阅看，阅签后退公司文书。公文不得自行传递，也不允许带离公司，以免丢失和延时误事。

　　（4）传递秘密公文须采取保密措施。密级公文不得利用计算机、传真机传输。

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