山庄管家服务中心档案管理规定

山庄管家服务中心档案管理规定提要：权限外的，档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续：属管家服务中心的档案，由管家服务中心主任审批

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　　山庄管家服务中心档案管理规定

　　1.0目的

　　规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。

　　2.0适用范围

　　适用于zz山庄管家服务中心各类档案的管理。

　　3.0职责

　　3.1管家服务中心经理监督档案管理的实施工作并审批档案的借阅申请；

　　3.2档案管理员负责档案的日常管理工作。

　　4.0程序要点

　　4.1档案的类别、编号及保存年限：

　　4.1.1管家服务中心的编号：XLSZ（项目名称拼音缩写）

　　4.1.2区分全宗，按管家服务中心的工作内容划分，全宗可分为以下几类：

　　一级类目二级类目编号三级

　　类目档案范围和条款保存年限

　　XLSZ工程图纸01竣工图纸、技术改造、施工图纸等永久

　　设备技术资料02消防、智能化系统、电梯系统、变配电系统、给排水系统、空调系统、办公设备等永久

　　接管验收资料03永久

　　合同协议04经营服务类合同、工程类合同等永久

　　综合管理0501公司文件、管理处文件、外来文件、工作联系文件、专项报告、会议纪要等3年

　　02员工档案

　　03通知、通告、温馨提示等3年

　　住户资料0601业主资料永久

　　02租户资料长期

　　房屋健康档案07入伙物业接管验收表、装修相关记录等

　　日常记录08机电类、安全类、保洁绿化类、人事行政后勤类、培训类、社区文化、中控类、顾客服务、装修管理、品质管理等3年

　　业主委员会资料09

　　财务资料10收费通知单、月收费统计表、季公布报表等。3年

　　迎检资料1101优秀大厦（小区）

　　02安全文明小区

　　保管理期限的年限从文件产生后第二年开始算起，其中永久为50年以上，长期为16年-50年，短期为15年以下。

　　4.1.3档案顺序号：采用阿位伯数字取3位有效数字--001、002、003。

　　4.1.4档案编号举例：

　　XLSZ-06-01-001

　　4.2立卷与编制目录

　　4.2.1立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷，档案管理员按以上分类方法，用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷：

　　a)根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标贴纸；

　　b)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由档案编号、档案名称组成，如：

　　XLSZ-05-03-001     通知及通告

　　XLSZ-06-01-001     zz山庄业主资料

　　XLSZ-09-001        业主委员会资料

　　c)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3CM位置外，并排列在档案柜中；

　　d)将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒（或文件夹）内；

　　4.2.2编制目录：

　　a)档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》；

　　b)每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在《档案目录》（内容包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目）中，以便查阅；

　　4.3档案的保管

　　4.3.1档案保管的工作任务是：

　　a)便于查阅；

　　b)保证档案的安全；

　　c)防止档案的损坏；

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