房地产专案秘书岗位职责

本文提要：专案秘书常用信息统计工具:销控表;日营销变动表;周客户汇总表;明细表;其他特殊用表，客户接待工作时段内,专案秘书只接受销售代表的口头房位查询,不接受销控表查阅要求。

    一、项目前期,项目开盘准备工作
    (一)协同专案主管安排培训计划实施,负责通知并召集全体专案组成员及相关人员参加培训会议并准备培训材料,会议期间作出详细、完整记录。
    (二)项目相关资料搜集
    负责专案组与公司其他部门之间的联系,按准备计划时间索取项目相关资料,并编制成册,供专案组全体成员学习、研究。
    (三)售楼处资源配置
    提供售楼现场各项所需软硬资源清单,在正式入场日前准备完毕,如未能全面完成,应在入场后规定期限内通过与其他部门的协调及时完成。
    (四)合理编制排班表
    在确定的人员基础情况下,无亲疏远近地编制现场排班表,保证每日有充足人员在现场进行销售工作,并使案场所有人员有交叉搭配,互相交流的机会。
    (五)正式进场
    根据已确定的进场时间,安排专案组人员入场,并协助专案主管熟悉情况,尽快开展销售工作。

    二.项目销售期
    (一)现场销售服务工作
    1、销售资料的充分准备,有序排放,往来文件的整理,归档。
    2、销售流程中的具体服务工作,(按照现场操作流程严格执行)
    3、售后服务的协调与补充(根据项目要求,兼任或部分负担出纳、销售助理的专职工作)
    (二)现场行政与后勤服务工作
    1、现场行政服务,www.dichanshequ.com转达、通知部门,公司的各项信息与决定,文件的往来传送,部分稿件的文字处理工作,其他与公司相关的的行政事务。
    2、现场后勤保障工作:现场日用品的购买、保管与节约使用;现场绿化的联系;现场饮用水的订购;现场工作餐的联系;现场清洁卫生人员的联系;现场日常费用的结算与报销(与出纳配合)
    3.现场客户情况统计分析工作
    专案秘书常用信息统计工具:销控表;日营销变动表;周客户汇总表;明细表;其他特殊用表
    销控表的登录、保管:销控表是销售过程中的动态直观表达和营销成果的归纳,该表的保管与更新由专案秘书负责,遇销售产生变动后,应立即进行登录,每日需传送到公司营销控制处进行最新的核对与统计。销售代表应于每日客户接待工作开始前熟悉销控表,每日工作时间内密切注意销控的最新变动情况。客户接待工作时段内,专案秘书只接受销售代表的口头房位查询,不接受销控表查阅要求(专案主管除外)。
    日营销变动表,反映现场日销售变化过程,专案秘书应于每日下班前按每日销售变化情况仔细登录,经专案主管签字确认后,于次日上班后立即传输到公司营销控制处。
    周客户汇总表,周客户汇总表是反映一周客户总量及具体客户来源渠道的综合统计,专案秘书应于每日下班前,根据每个销售代表的原始记录,全面登记,一周汇总后提出简要分析意见,提供公司企划部作为客户分析的依据。
    认购情况明细表,项目销售期内阶段性的认购情况汇总,专案秘书在登记日营销变动表的同时,应登记认购情况明细表,当出现已登记内容变动时,需及时对表内内容作相应的调整。
    其他特殊用表:根据项目工作要求制定的其他表格,例如:定金收取表,认购单作废统计,开发商保留明细表等。
    专项销售分析:根据销售部或其他部门的要求,利用技术分析手段对各项销售指标进行深入的分析,完成相应的报告、建议。

    三、项目收尾期
    (一)对专案遗留问题进行有效界定,于退场前完成遗留问题解决或移交工作专案现场财、物进行清理,做到财清、物清关系清的三清标准。
    (二)对各项档案资料归档整理,无遗失、遗漏,不得擅自公开内部营销档案,资料,并保证安全转移回公司。
    (三)完成个人专案总结。