丽江物业质量记录控制程序

1.0 目的
    对质量记录进行控制和管理，使维护和服务质量符合规定要求，质量管理体系有效运行提供证据。

2.0 适用范围
    适用于与丽江花园物业管理公司质量管理体系运行有关的所有质量记录的控制。

3.0 职责
3.1  质量管理体系活动中所产生的质量记录由各归口部门负责管理。
3.2  行政部负责质量记录归口管理，并对其执行的正确性进行监督、检查。

4.0 定义
4.1  质量 ：产品或服务，满足规定或潜有需要的特征和特性的总和。它既包括有形产品也包括无形产品；既包括产品内在的特性、也包括产品外在的特性。即包括了产品的适用性和符合性的全部内涵。
4.2  记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
注：记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。

5.0 工作程序

5.1  质量记录分类及其清单
5.1.1 质量记录的分类及其清单见《质量记录清单》，各部门必须建立本部门的《质量记录清单》，实时更新。
5.1.2 由于上级单位等指定的专用质量记录表格，均列入《质量记录清单》，并按本程序要求进行控制。

5.2  质量记录的标识
质量记录标识由质量记录发生部门按《文件编号规定》中质量记录的编号规定进行。
5.3  质量记录的填写
填写质量记录时，填写内容要完整、准确，字迹要工整、清晰，签署齐全，不得涂改。
5.4  质量记录的收集
质量记录的收集由各记录部门按《质量记录清单》上的时间要求自行整理，质量记录一般每月收集一次。行政部负责检查。
5.5  质量记录的装订、归档、贮存和保管
收集齐全的质量记录由收集部门分类后用线装订成册,并按《文件控制程序》RGPM–4.2.3–B-01的5.7 “文件的管理” 条款的5.7.1项要求进行保管。
5.6  质量记录的借阅
所有质量记录的借阅实行审批制。本公司人员借阅有关质量记录，由保存部门负责人审批；公司以外人员查阅有关质量记录则由管理者代表审批。所有质量记录的借阅必须填写《质量记录借阅表》。
5.7  质量记录的销毁
超过保存期需销毁的质量记录，必须先由各部门负责人填写《质量记录销毁审批表》，报经管理者代表批准后由质量记录    的保存部门统一销毁。需作资料留存的，加盖作保留资料章，隔离存放。销毁时，应由两人在场见证，并在审批表上签名。

6.0 相关文件
6.1  《文件编号规定》                 RGPM–4.2.3–C-01-01
6.2  《文件控制程序》                 RGPM–4.2.3–B-01             

7.0 质量记录
7.1  《质量记录清单》                RGPM–4.2.4–D-01-01
7.2  《质量记录借阅表》               RGPM–4.2.4–D-01-02
7.3  《质量记录销毁审批表》           RGPM–4.2.4–D-01-03