物业公司程序文件：钥匙管理程序

物业公司程序文件：钥匙管理程序提要：钥匙管理员负责钥匙的接收、领用、保管、配制，所有钥匙的借出都应填写《钥匙使用登记表

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　　物业公司程序文件：钥匙管理程序

　　1.目的

　　加强钥匙管理，消除安全隐患。

　　2.范围

　　适用于物业公司钥匙管理工作。

　　3.定义

　　顾客钥匙：地产委托代管钥匙（含未出售的房屋钥匙、出售后业主未办入住的钥匙、地产公司管理用钥匙等）；因返修和入户维修、代理租售等由业主（使用人）委托代管的钥匙。

　　管理用钥匙：除顾客钥匙以外的所有钥匙。包括办公、公用区域内的钥匙等。

　　4.职责

　　部门/岗位工作职责

　　管理处负责人负责钥匙管理的监督、检查及钥匙配制的批准工作

　　管理处钥匙管理员负责管理处所有钥匙的接收、领/借用、保管和配制等相关具体工作的落实

　　部门钥匙管理员负责部门所使用钥匙的接收、借用、保管等

　　钥匙使用人负责保证所借用钥匙的正常使用，按时归还

　　5.方法及过程控制

　　5.1钥匙的统一管理及分配

　　5.1.1由管理处钥匙管理员对管理处所接收的钥匙，按顾客钥匙和管理用钥匙分别列制《钥匙清单》。

　　5.1.2各部门可以根据实际工作需要，将日常使用或紧急备用钥匙长期借出，作为部门常用钥匙，但借出时间不应超过半年。部门需设置兼职钥匙管理员，对部门所需钥匙统一借出并管理。如超过期限，则须向管理处钥匙管理员办理续借手续。

　　5.1.3钥匙使用人如需长期使用部门常用钥匙，需到部门钥匙管理员处申请并办理长期借用手续。如需借用的钥匙非本部门常用钥匙，可直接到管理处钥匙管理员处办理借用手续。如需借用的钥匙被其他部门作为常用钥匙统一借出，钥匙使用人则可到该部门钥匙管理员处办理借用手续。

　　5.1.4钥匙管理员负责钥匙的接收、领用、保管、配制，所有钥匙的借出都应填写《钥匙使用登记表》。其间，由于钥匙借用而发生的问题，由钥匙借出人员负责。

　　5.1.5所有钥匙应当天借用当天归还，如借出钥匙当天不能归还，则需到管理处钥匙管理员处办理长期借用手续。

　　5.1.6钥匙管理员或当值人员每天下班前应清点钥匙数量，发现钥匙未归还应及时追回，如有异常应在《钥匙使用登记表》的"备注"栏中记录

　　5.2管理用钥匙的管理

　　5.2.1管理用钥匙的更换、配制

　　5.2.1.1任何人未经管理处负责人许可不得私自配制钥匙，若因工作需要配制或钥匙损坏时，须由管理处钥匙管理员填写《钥匙配制申请表》，报管理处负责人同意后方可配制。

　　5.2.1.2门锁损坏或钥匙丢失（包括一套钥匙中丢失任何一把）必须重新更换门锁，应填写《钥匙配制申请表》，报管理处负责人审批后予以更换，同时应查明原因，如属人为原因，应追究责任。

　　5.2.1.3重点部位门锁的更换应在24小时之内完成（节假日时可口头报管理处负责人同意），所更换的钥匙交管理处钥匙管理员在《钥匙清单》上予以登记。无论何种原因，如果存在外部人员、离职人员等可以用钥匙进出这些部位的情况，必须更换门锁。

　　5.2.2管理用钥匙的保管

　　5.2.2.1管理处钥匙管理员负责将所有钥匙分类加以标识，并确保标识清晰及持久性。

　　5.2.2.2管理用钥匙应统一存放在管理处或部门钥匙柜内，除员工因工作需要长期借出钥匙外，其它钥匙必须统一保管。

　　5.2.2.3部门钥匙柜钥匙应在管理处备份，存放于管理处钥匙柜内。

　　5.2.2.4管理处/部门钥匙管理员休假或外出时须把钥匙柜的钥匙交给管理处负责人/部门负责人，接收人须在《钥匙使用登记表》上签名确认。

　　5.2.3管理用钥匙的使用

　　5.2.3.1钥匙遗失须即刻报告部门负责人或钥匙管理员，由部门负责人做出处理意见，钥匙管理员在《钥匙使用登记表》"备注"栏中说明。

　　5.2.3.2部门人员调动、离职，钥匙管理员负责收回其持有的钥匙，并将变更情况在《钥匙清单》上记录。

　　5.3顾客钥匙的管理

　　5.3.1在房屋移交验收时，管理处钥匙管理员接收所有房屋钥匙，列出《钥匙清单》，并填写《顾客钥匙/物品领用清单》中顾客钥匙一栏。房屋交付时发放钥匙可参考《房屋交付手续办理工作程序》。

　　5.3.2如顾客委托管理处提供居家服务时要求代管钥匙，管理处应尽量委婉拒绝；如顾客坚持或有其他特殊原因需要代管钥匙的，经部门负责人同意，管理处负责人批准后方可接收，并由管理处钥匙管理员保管，具体流程执行《顾客财产管理程序》。

　　5.3.3因返修、代理租售等原因需为顾客代管钥匙，须填写《顾客委托（收回）钥匙登记表》，管理处钥匙管理员负责钥匙的接收、借、还等手续。顾客委托和领回时均须在《顾客委托（收回）钥匙登记表》中签字确认。

　　5.3.4如须更换顾客门锁必须由管理处负责人与顾客沟通，获得顾客书面同意方可更换。

　　5.3.5顾客钥匙借用的控制

　　5.3.5.1施工维修单位进入辖区作业施工，施工单位责任人必须持有地产项目处或顾客服务中心签发的《入户维修承诺书》到物业钥匙管理员处领取钥匙。

　　5.3.5.2钥匙管理员必须对施工维修单位所持《入户维修承诺书》及其身份证进行收验核实无异议后，发放所需要领取的钥匙。

　　5.3.5.3业主办理入住时，必须认真填写《顾客钥匙/物品领用清单》的相关内容，做好钥匙的交接；如业主有预留钥匙存在管理处，需填写《顾客委托（收回）钥匙登记表》。

　　5.3.5.4业主需要借用钥匙时，应出具有效身份证明或能证明为房屋所有人的有效证据，管理处钥匙管理员方可借出，并填写《钥匙使用登记表》。

　　5.4钥匙清查:

　　5.5.1每日下班前

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