3.结算纪律
物业管理公司是银行结算的重要当事人,应严格遵守结算纪律,按照结算制度办理结算,是严肃信用制度、维护结算程序的前提条件。公司必须遵守的结算纪律可以归纳为:
(1)不准套取银行信用,签发空头支票、印章与预留印鉴不符的支票和远期支票;
(2)不准无理拒付、任意占用卖方资金;
(3)不准利用多头开户转移资金,逃避债务。
以上三不准要求物业管理公司只准在银行账户余额内,按照规定向收款单位或个人支付款项,对应该支付其他单位的款项,必须依约履行义务。
物业管理公司向外发出的结算凭证,必须于当日,最迟于次日寄发。收到的结算凭证,必须及时将款项支付给收款人。结算时间,同城,一般不超过2天;异地(全国或省内直接通汇行之间),电汇一般不超过4天,信汇一般不超过7天。
三、物业管理公司资金结算方式
(一)异地结算
异地结算是指不同地区或城市各单位之间经济往来资金的结算。我国物业管理公司现行的异地结算方式主要有汇兑结算、汇票结算、托收承付结算、异地委托收款结算、信用证结算。
1.汇兑结算
汇兑结算是指付款单位委托银行将款项汇给外地收款单位或个人的结算方式。
(1)汇兑结算有关规定
①各单位通过银行办理汇兑结算是指资金调拨、清理交易旧欠、往来账款和自提自运货物以及采购资金等。
②汇兑有信汇和电汇,单位可选择使用。银行办理汇款(指信汇)时,只代单位附寄与汇款有关的单证。
③单位因急事,将款项汇至交通不方便又无电讯设备的地区,可以向开户银行申请自带信汇。银行一般对自带信汇严格审查,经同意,会将信汇凭证连同银行内部凭证一并密封后,交汇款单位带交汇入行。作为汇款单位自带信汇必须注意以下几点:a.保证密封完整,按开户行在信封上指定的日期带交汇入行,不得自行拆封;b.妥善保管,发生丢失、冒领等事故,一律由汇款单位自己负责;c.不能将原信汇带回汇出行。
④银行会对汇款用途审查,必要时亦可向汇款单位索取有关汇款用途的证明材料。付款单位自提自运的物资必须向银行提供合同,经查验后,银行应在汇款委托书上批注“已验合同,可入收款单位账户”。
⑤汇入银行解付汇款时,一般来说,对单位资金调拨、清理旧欠、往来账款以及汇出行在汇款委托书上批注的已验合同会直接收入收款单位账户。
⑥单位赴异地采购时,汇出银行会审查有关准予外出采购的证明,并在汇款委托书上注有“采购资金”。汇入银行对汇入的采购资金必须凭同意采购证明,以汇出单位名义开立采购账户,由银行按当地市场管理的有关规定监督支付。一般来说,采购资金除采购员携带少量必备现金外,其余均为转账且存款不计息。采购员无权随意将采购资金转汇,汇入行办理采购资金转汇必须由汇出单位在原汇款凭证上事先注明,或来函来电要求转汇方可办理。
⑦汇款单位对汇出款项要求退款时,应备正式文件,携带原汇款单向汇出行申请退汇。汇出行接到申请后,通知汇入行,汇入行对汇款尚未支付,方可退汇。如果已发生支付,汇入行将支付情况反馈于汇出行,并不予退汇。汇入行对于收款单位拒绝接收的汇款,应立即办理退汇。汇入行发出通知,经过2个月的时间,查找后仍无法支付的汇款,也应主动办理退汇。
(2)信汇和电汇的核算
①信汇。汇出单位办理汇款时,应该填制四联凭证,并在第二联上签盖预留银行印鉴,送交开户行。其中,第一联为汇款单位的回单;第二联为汇款单位委托开户行办理信汇的支款凭证;第三联为收款单位开户行的收款凭证;第四联为收款单位作为收款通知或代取款收据。
收款单位(或收款人)持汇入行书面通知去银行办理取款手续时,汇入行会取出信汇凭证第四联,核对取款人的有关证件,并将名称、姓名、证件号码批注在空白处。取款人还应在“收款人盖章”处盖章、签字。如果是信汇留交凭印鉴付款的,则所盖印章必须同预留印鉴相符。如果是转账的,则由收款单位填制两联存款单,第一联加盖银行业务公章后,退给收款单位作为收款依据,第二联代收方记账凭证。
②汇款单位办理电汇时,应该填制三联电汇凭证,在第二联上签盖预留银行印鉴,送交开户行;第二联,给汇款单位的回单;第三联汇款单位委托开户行办理电汇的支款凭证;第三联汇出行凭此拍发电报。
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2.汇票结算
汇票是出票人签发的,委托付款人在见票时或者在指定日期无条件支付确定的金额给收款人或者持票人的票据。汇票分为银行汇票和商业汇票。银行汇票是由汇款人将款项交给当地银行,由银行签发给汇款人持往外地办理转账结算或支取现金的票据。商业汇票是由收款人或付款人(或承兑申请人)签发,由承兑人承兑,并于到期日向收款或被背书人支付款项的票据。
(1)银行汇票
汇票签发由指定银行办理,汇票的转账解付由各银行机构办理,现金解付,只能在汇票指定的汇入行办理,汇票一律记名,不准流通转让,不准涂改伪造。汇票的金额起点为500元。有效期为一个月,逾期的汇票,银行不予受理。银行签发的汇票,银行必须加盖结算专用章和使用压数机压印汇款金额方为有效。汇款人可以持票直接向汇票指定的收款单位办理结算。汇票上指定的收款人,也可以持转账支取的汇票向汇入地单位办理结算。收款单位接受汇票时,应审查票面所记载各项内容是否无误。收款人或背书人受理汇票后,应在汇票背面加盖业务用章,连同汇款解讫通知、进账单等,一并送开户行进账。收款人需要在汇入地分期、分次支取的,可以开立临时存款户办理支付,临时存款户只付不收,付完清户,不计付利息。汇款人由于汇票超过有效期或其他原因要求退汇时,可持汇票和汇款解讫通知到汇出银行办理退汇。
汇款单位委托银行办理汇票结算,应填制汇票委托书,详细填明汇入地点、汇款用途等项内容。有明确收款对象的应详细填明收款单位或个人姓名。需要取现金的,应填明汇入行名称。汇款委托书一式三联:第一联为存根;第二联为支款凭证;第三联为收入凭证。汇款单位交现金办理汇票结算的,第二联注销。汇出行在办完转账或收妥现金后,会签发汇票结算凭证。汇票结算凭证一式四联:第一联为汇出汇款卡片;第二联为汇票;第三联为汇款解讫通知;第四联为多余款收账通知。
汇款单位由于汇票超期或其他原因要求退汇时,应当备函向汇出行说明其原因,并交回汇票和汇款解讫通知。汇款单位因汇票或汇款解讫通知发生短缺一联而不能在汇入地办理结算时,也应当按退汇处理。
汇票填明汇入银行名称和“现金”字样的,收款人到汇入行或汇出行请求挂失时,应提交三联“汇票挂失申请书”,一般以汇票委托书代替,在备注栏加盖汇票挂失明显戳记。挂失待有效期满一个月后,确未发生问题才可按有关规定办理退款手续。
(2)商业汇票
商业汇票按其承兑人不同,分为商业承兑汇票和银行承兑汇票。商业承兑汇票,由收款人签发,经付款人承兑,或者由付款人签发并承兑的票据。银行承兑汇票,是由收款人或承兑申请人签发,并由承兑申请人向开户银行申请,经银行审查同意承兑的票据。
办理商业汇票时的规定有:
签发商业汇票必须以合法的商品交易为基础,严禁签发无商品交易的汇票;使用商业汇票的单位是在银行立账的法人;商业汇票在承兑后,承兑人员有到期无条件支付票款的责任;商业汇票除可以向银行贴现外,一律不允许作为流通手段;商业汇票承兑期限由交易双方商定,一般为3~6个月,最长不超过9个月,特殊情况可适当延期。如属分期付款,应一次签发若干个不同期限的汇票。汇票到期,一律通过银行转账。
商业汇票可以贴现。商业汇票贴现,是指收款单位需要资金时,把尚未到期的商业承兑汇票或者银行承兑汇票转让给银行,即由银行支现,其贴现期一般以贴现之日起到汇票到期日止。贴现时,根据贴现金额和贴现率,计算出贴现利息,并在贴现金额中预先扣除,将其余的贴现金额支付给贴现申请人,汇票归银行所有。
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