1、前期介入阶段的作用。在前期介入阶段,物业顾问公司首先需要对所顾问的项目有一个系统全面深入的了解,并由此进行整体的物业管理策划,以指导以后的物业管理顾问工作;需要从各专业角度对物业管理提出建议,以方便日后的物业管理工作。这其中的具体工作包括考察整体工程进度,协助发展商各专业工程的阶段性实施进度计划提议方案;考察建筑设计(地下室、地面、裙房、标准层、屋面)是否满足物业管理的需求;对管理用房位置确定、布局以及设计、装修标准提出参考性意见;对房屋的设备设计、施工,根据物业管理经验,提出建设性意见;对空调、采暖工程以及电梯的安装设计及配套设施提出合理化建议,并根据当前国家标准,提出相应的措施;根据地方物业管理法规、政策及楼盘实际状况,对物业公司的管理模式、岗位设置、人员配备等提出建议。有的开发商忽视物业管理顾问的早期介入,他们片面地认为我房子盖好后你才来管理也不迟。其实不然,物业管理顾问的早期介入可以带来许多好处:一是可以为开发商提出合理化建议,利于在以后的物业管理过程中减少投入,节约成本;二是有的建议在早期开发时要付诸实施,介入较晚时已无意义;三是早期介入可趋利避害,改进物业的不足之处。“三人行,必有我师”,物业管理顾问的及早介入将会为开发商打造物业品牌,带来看得见的实惠。
2、实际指导工作阶段的作用。前期介入完成后,顾问工作进入实际指导工作阶段。在此阶段,顾问公司可以根据项目进展情况提供相应的物业管理顾问建议,也可以派遣顾问团或是驻场顾问到现场进行指导,按照政府优秀示范小区(大厦)和顾问公司的规范化标准进行管理。物业管理顾问的实际指导工作具体包括:在发展商需要对物业设施设备系统进行增加、减少或改动时,协助发展商提供切实可行的方案和解决办法,确保系统的稳定;协助物业公司制定和建立各专业管理模式、机构设置、拟定人员编制;协助物业公司根据物业项目实际情况,测算物业管理成本,提出物业服务收费标准,由物业公司报当地政府物价部门审批;协助物业公司制定招聘方案,选聘各专业物管工作人员(管理层和操作层),组建工作队伍;协助物业公司培训各专业物管工作人员(管理层和操作层),协助对各专业技术工人进行考核及资格等级的评定;提供设备移交、接管验收的全套程序、问题缺陷和解决方案建议书样本及其他资料清单;协助物业公司(发展商)与各类专业设施设备的交接与验收工作(包括各专业工程的竣工资料的交接工作等);指导物业公司对设备外观出现的缺陷进行整改,对维修保养工作的程序等级进行划分,对运行中的设备进行节能改造以利于提高设备管理质量;协助物业公司编制各项管理制度及建立相关资料、文件;协助物业公司建立各专业原始技术资料、维修保养记录等档案;并就物业管理档案资料的整理提供咨询和指导等。在这其中,顾问人员需要定期对项目进行考评,并就各专业所涉及的内容、范围进行全面检查,指出问题,分析原因并提出整改意见,跟踪纠正落实情况。另外,根据物业管理顾问合同要求,为物业公司提供一系列的辅助和指导性工作。这一阶段的工作,对顾问公司来说,主要是现场作业。要想确实达到顾问的效果,顾问公司必须在对项目详尽了解的基础上,切实把握项目的每一个环节,从而制定出适合该项目的每一个步骤和计划。
3、现场顾问结束后,顾问工作进入后期跟踪阶段。这一阶段的工作,对顾问公司来说,实际上是前面所有工作进行验收。在此阶段,顾问公司需要定期派遣顾问团到现场进行跟踪,根据ISO9001质量体系对项目的进展情况进行评估,并就各专业相关内容在运作中存在的问题或不足,提出书面整改意见及建议。
据了解,目前泉州市物业管理顾问工作大都为聘请物业顾问公司跳过前期介入阶段,直接进入实际指导工作,这样固然可以为开发公司和物业公司
如果说开发商创造的是优质物业品牌的硬件系统的话,那么物业管理顾问创造的是优质物业品牌的软件系统,二者对打造优质物业品牌都是至关重要的,不可缺少的。
(泉州市全新物业管理服务代理有限公司,福建 泉州 362011)
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