浅议现代物业管理的会议服务

    摘要:本文对于现代物业管理中会议服务工作进行了详细的阐述,从会前准备、会议期间服务、会后场地清理以及会议注意事项等方面都进行了说明,为从事会议服务的人员提供了很好的借鉴。

    关键词:物业管理 会议服务 浅谈

    笔者从事物业管理以来,所管理的项目大多是政府、工商局、人事局等党政机关办公楼,在办公楼物业管理中,会议服务和政务引导工作占了相当大的比重,几乎达40%以上。并且接待层次普遍不低、工作量逐年增加。如工商局物业管理处成立以来,不断接待各省市局领导以及国家总局领导的考察工作,对于会议服务、引导是一个很大的挑战。笔者结合实际,总结经验,圆满地完成了工作,得到么业主的高度赞扬。对于现代物业管理中的会议服务工作有了进一步的认识,物业管理除业主委托的保安、保洁、工程、绿化管理外,会议保障服务已成为内在的一种需求,其服务领域和内涵在扩大,服务项目在延伸,那么,如何做好物业管理中会议服务的保障工作呢?笔者认为有以下几个方面:

    1、熟悉会议编导程序

    一般情况下,业主会在会议的前几天,将会议事项以书面的形式告知物业管理部门。一般包括以下内容:会议时间、与会者的身份、出席人数、接待规格和路线,会场布置要求、桌椅摆放形式,特殊服务如茶叶要求、点心、水果、台布、香巾、空调温度、音响、录像、灯光、花卉摆放等。

    另外,对于大型会议,要进一步明确责任分工,细化工作方案,要求:

    (1)、加强会务工作人员的服务意识和奉献意识教育;

    (2)、接待服务工作细致、周密;及早制订会议服务保障方案,做到万无一失。

    (3)、高标准、高质量完成会议保障工作,为大型(重要)会议提供一流服务。

    (4)、严格按照标准对会场布置、环境卫生、安全保卫等方面作出服务承诺。

    (5)、严格执行卫生值日制度,清洁人员负责会议场所卫生清扫;

    (6)、会场内空调、电灯等电器开关、门窗由会务清洁人员负责管理。  

    2、会议前服务人员的准备工作

    物业管理处根据业主的要求及会务编导计划,在会议开始前要做好相关的准备工作。并且在会议开始前提前一个小时到达会场,做好进一步的检查工作:如会议室的设备、设施是否正常,如有异常尽快通知音响师进行处理;检查室内的卫生、桌面、地面有无灰尘及杂物,口杯烟灰缸是否干净;摆好口杯、烟灰缸、香巾,烟灰缸、口杯、香巾要求无论从什么角度看都在一条线上;保证室内空气清新,无异味。会场布置检查完毕后,请业主会议主办部门进行检查,避免出现差错。

    在会务准备中,物业管理人员要主动当好业主的配角,积极为业主出谋划策。首先,会议服务人员要有专长,能提得出改进意见;其次,要熟悉业主的习惯,符合业主的口味,不能喧宾夺主,更不能强辞夺理,先斩后奏,什么都替业主“当家作主”。

    物业管理公司要对会议服务人员强调会务纪律:

    (1)会务服务人员应穿戴整齐,统一制服。

    (2)不迟到,不早退,有事离开应提前向会务组负责人请假;

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    (3)规定时间内加水、倒茶。

    (4)会议期间应关闭通讯工具,保持会场安静,不做与会议主题不相关的事。

    3、物业保安、保洁、维修等其他部门要做好保障工作

    每当重要或者大型会议举行之前,物业管理处要召集其他部门做好相关保障工作:要召集各部门开会,部署此次会议工作计划,保安要做好辖区车辆指挥、停放工作,为与会人员做正确的引领;维修部门要全面检查配电、音响、线路、供水、电梯等设备的使用情况,并派专人值班负责,看好会场附近的供电电闸,保证供电不出现任何问题。对于重要领导,要专人保证电梯的供应,确保领导及时到达会场;保洁方面要对会场作细致的清洁,卫生间备好卫生用纸,并喷洒空气清新剂。另外,物业管理公司要组织员工重温“各类突发事件预案”,做到有备无患。在会议开始之前,管理处组织各部门主管,对全部设备、保洁、绿化、保安等进行严密彻底的检查,确保万无一失。遇到重要人员到场时,除电梯操作人员和保安站岗,会议服务人员进行引领外,其他物业人员忠于自己的岗位,各司其职,不在会场周围露面。

    4、与会者到达时的工作

    客人到达会议室时,会议服务人员应站在门口的一侧迎接客人,并主动问好。重要客人到达时,服务人员做好宾客迎接、签到、兵引领其所坐位置,拉椅请其入座。另外,客人到达时,厚件衣物可能脱掉,服务人员应主动接过衣物,将衣物放在何时的位置。

    5、会议期间的服务

    客人到达入座1分钟后,需要倒上茶水,倒水顺序要正确,不滴不洒,无响声,杯内水应在七分满。客人开会初期倒水时间应隔在5分钟左右一次,后期可略将时间延长至10—15分钟左右一次;会议期间,服务人员应及时更换烟灰缸和使用过的香巾,一般烟灰缸有3—5个烟头就应更换,香巾使用过2—3次就更换一次。在会议进行中,会议服务人员应站在合适的位置,悉心观察会场情况,随时注意与会人员的需求。

    6、做好会议的保密工作

    在重要人员来访或出席重大会议前,会有一定的准备时间,这样就存在保密问题,一旦泄露机密就会铸成大错。而当会议服务人员在服务时,不可避免地能够听到相关的会议内容,业主方出于对物业管理公司的信任,会将有关信息传递给物业管理公司。在这种情况下,物业管理公司一定要对员工加强员工的保密工作,并形成制度,即不该看的不看、不该听的不听、不该说的不说,绝对禁止翻看领导的文件,重申保密纪律,做好防范教育工作,确保不出现丝毫的闪失。

    7、做好会后的恢复工作

    当会议结束后,会议服务人员应站在门的一次,使用敬语并目送客人离去。客人离开后,服务人员应以最快的速度检查会议室内是否有遗留物品,如果有,要及时上交物业办公室,由办公室设法找到失主。另外,物业管理处要组织人员,按要求恢复会场会前的模样,重点是“三清三关”工作,及时清除会议桌上的物品、清除室内垃圾、清除可能出现的隐患,进行搬运桌椅、关电器、关电源、关锁门窗的等工作。最后,由会议服务主管再全面检查一遍,做好相关记录,确保不留下任何隐患。将口杯用消毒液浸泡后冲净,擦干准备下次使用,香巾用消毒液浸泡后冲净、晾干。

    会议服务人员在会议期间要为大会提供全过程、全方位、全天候高效、快速的优质服务,处处体现“满意+惊喜” 的服务宗旨。要求做到:一丝不苟,精益求精;挥洒自如,忙而不乱;尽善尽美,万无一失;各负其责,协同作战。 总之,只有严格的培训,细致的准备,不断提高服务人员的服务技能,才能以优良的会议服务取得业主的认可和赞扬。认真做好会议保障工作是展示物业管理公司能力和实力的机会,实践证明:做好物业管理中的会议服务工作,可以不断满足业主的新需求,使物业管理公司与业主连接成纽带关系,荣辱与共,共同发展。