业户入伙管理程序

本文提要：通过对业主入伙时各项工作进行明确分工,确保业主入伙时各项手续能顺利办理,使业主满意，客服中心负责为每个入伙的业主/租户建立档案并妥善保管,档案内容应包括:《入伙通知书》或《租赁入伙通知书》、《房地产买卖合同》

    1.0程序目的
    通过对业主入伙时各项工作进行明确分工,确保业主入伙时各项手续能顺利办理,使业主满意。
    2.0适用范围
    适用于管理处所管物业内业主入伙工作的管理。
    3.0主要职责和权限
    3.1管理处经理全面负责业主入伙的各项组织工作。
    3.2客服中心负责接待、引导业主办理入伙手续,落实各项工作。
    4.0程序内容
    4.1业主入伙前的准备工作
    4.1.1客服中心应准备好业主入伙所需的各种资料文件,包括:《管理公约》、《住户手册》《治安、消防责任书》等及相关表格。
    4.1.2维修部应查看入伙单元情况,完善未完工程。如属开发建设单位遗留问题的,应知会客服中心与相关单位落实解决。
    4.1.3保洁部应做好入伙楼层及单元的清洁卫生工作。
    4.2业主入伙手续的办理
    4.2.1客服中心负责审核业主入伙条件和留存有关资料,主要审核以下内容:
    1) 入伙通知书(留存原件);
    2) 房地产买卖合同(附所购物业平面图)并留存复印件;
    3) 如属个人业主,应提供业主身份证或护照,并将以上资料复印件留存;
    4) 如属企业法人,应提供营业执照(留存复印件上加盖企业公章),如法人代表亲临办理,应提供法人代表身份证或护照。
    5) 属业主或企业法人的代理人,应验证其身份证或护照(留存复印件)及授权委托书(留存原件)。
    4.2.2客服中心应指定人员负责接待、指导业主办理如下入伙手续:
    1) 协助业主在财务室缴纳各项费用;如业主未缴或未全缴纳入伙费用,则不予办理入伙手续。
    2) 填写《业主档案登记表》;
    3)签署《管理公约》及《治安、消防责任书》;
    4)发放《住户手册》、www.dichanshequ.com《装修规则》;
    5)带领业主验收物业,并请业主在《收楼验收表》中签字;
    6)如业主同意接收,则签署《收楼书》并发放钥匙;
    4.2.3如业主转租,除办理上述手续外,租户需填写《住户基本情况表》,同时要求业主提交租赁合同(留存复印件),不愿提交租赁合同的业主,需由业主签署委托租户全权租用及交纳一切相关费用的授权书。
    4.3租户(公司直接租赁)入伙手续的办理
    4.3.1客服中心应指定人员负责审核租户入伙资料,内容包括:
    租赁入伙通知书;
    房屋租赁合同(附物业平面图)并留存复印件;
    如属个人租户,应提供业主身份证或护照,并留存复印件;
    如属企业法人,应提供营业执照(留存复印件上加盖企业公章),如法人代表亲临办理,应提供法人代表身份证或护照(留存复印件);
    如属非个人或企业法人的代理人,应验证其身份证或护照(留存复印件)及授权委托书(留存原件)。
    4.3.2客服中心应指定人员负责接待、指导租户办理如下入伙手续:
    协助租户在财务部缴纳各项费用;如租户未缴或未全缴纳入伙费用,则不予办理入伙手续。
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