大厦业/租户档案管理制度

本文提要：当营业部完成一份租赁合同,业/租户进驻大厦时,租赁合同的执行就要依靠管理部的服务工作来维系,其工作质量的优劣还会影响到日后业/租户对管理公司的形象。

    管理部的服务过程是大厦运营的最基本的组成部分。负责公共区域各楼层的各项服务场地管理,也是面对业/租户各类服务关系。管理部的工作又是销售工作的延续。
    当营业部完成一份租赁合同,业/租户进驻大厦时,租赁合同的执行就要依靠管理部的服务工作来维系,其工作质量的优劣还会影响到日后业/租户对管理公司的形象。
    1.管理部的主要业/租户管理任务:
    管理部的主要任务就是"服务"。只有健全业/租户档案及服务内容,才可能留住旧业/租户,吸引新业/租户。
    2.管理部业/租户管理的日常工作包括:
    "及时上行下达业/租户与管理之间的知识、报告、通知、通报,传送文件应及时、准确,认真地登记并制作各种表格。
    "协调与业/租户之间的关系,加强横向沟通;
    "做好与业/租户有关各类文件的档案工作,并定期整理,以备随时查询及跟进;
    "接听业/租户投诉,解决业/租户投诉;
    "接听业/租户工程报修电话,及时联系修复;
    3.楼层钥匙的管理
    管理部内设有大厦钥匙柜,钥匙柜内存放有大厦各个楼层、各个单位、公司的钥匙。钥匙柜的设立既可为忘记携带或遗失的业/租户提供开门服务,亦是大厦安全消防工作的必要保证手段。
    4.业/租户档案管理
    业/租户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。一般
    业/租户档案包括以下的资料:
    1)收集业/租户单位资料
    2)业/租户缴费记录包括各样应付之押金
    3)业/租户装修工程文件
    4)业/租户迁入时填具之资料
    5)业/租户资料补充
    1]业/租户联络资料
    2]紧急事故联络人的资料
    3]管理人员在日常职务常与业/租户人事变迁资料
    6)业/租户与管理处往来文件
    7)业/租户违规事项与欠费记录
    8)业/租户请修记录
    9)业/租户投诉记录
    10)业/租户单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)