花园小区业主委员会工作文件控制程序

花园小区业主委员会工作文件控制程序提要：对外发出公文时，业主委员会秘书或经手的业主委员会委员应将公文一式两份提交给相关方

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　　花园小区业主委员会工作文件控制程序

　　1目的

　　为确保业主委员会工作的规范性、可追溯性和延续性，特制定本程序。

　　2适用范围

　　本程序适用于业主委员会工作有关的所有文件，包括决议、公告、公文以及适当范围的外来文件的控制。

　　3引用文件

　　YJ-002(09)《北京市朝阳区YJ花园小区业主大会议事规则》

　　YJ-003(09)《北京市朝阳区YJ花园小区管理规约》

　　4术语

　　4.1提案：由业主委员会委员就某一问题提出的建议。

　　4.2决议：符合《北京市朝阳区YJ花园小区业主大会议事规则》规定的程序，由多数业主委员会委员表决通过的提案。

　　4.3公告：向小区全体业主正式公布的业主委员会决议。

　　4.4公文：就某一事项向小区相关方发出的业主委员会决议。

　　4.5外来文件：与小区物业管理有关的法律、法规以及相关方发给业主委员会的文件。

　　4.6受控文件：需要始终关注其有效状态的文件。

　　5职责

　　5.1业主委员会委员负责起草提案并提交给全体委员表决；

　　5.2业主委员会秘书负责文件的收发、整理、保存及归档；

　　5.3业主委员会主任/副主任负责对业主委员会秘书的文件管理工作进行监督。

　　6工作程序

　　6.1文件的编制和发布

　　6.1.1业主委员会委员起草提案时，应在题目中简要写明提案事项；提案内容为公告或公文时，应随附公告或公文的提案文稿；

　　6.1.2提案形成决议后，应打印出文稿并经所有同意该提案的委员签字，形成正式的决议文稿；

　　6.1.3业主委员会秘书根据决议文稿，制作相应的公告或公文，加盖业主委员会公章，并给与相应编号进行发布。公告或公文应与决议文稿一致。

　　6.2文件的编号方法

　　6.2.1所有业主大会决议和业主委员会文件按照“文件类型-编号-年份”的规则进行编号；

　　6.2.2业主委员会代表业主大会签订的合同，参照本程序进行文件管理；

　　6.2.3外来文件中的法律、法规等仍执行原文件编号；

　　6.2.4文件类型的简写如下：

　　业主大会决议：YJ

　　业主委员会决议：YT

　　公告：GG

　　公文：FW

　　收文：SW

　　合同：HT

　　6.3文件的收发和登记

　　6.3.1对外发出公文时，业主委员会秘书或经手的业主委员会委员应将公文一式两份提交给相关方，其中一份请对方签收后带回给业主委员会秘书存档；

　　6.3.2业主委员会秘书负责对业主委员会对外发出的公文和收到的公文按7.2、7.3规定的记录格式逐项填写《发文登记表》或《收文登记表》。

　　6.4文件的归档、保存和共享

　　6.4.1业主委员会秘书负责按本程序规定的格式编制受控文件清单，按决议、发文、合同、外来文件进行分类登记；

　　6.4.2业主委员会秘书负责将有委员签字的决议文稿和相关单位签收的公文文稿以及收到的外来文件扫描成电子文档，连同纸质文档分别归档保存；

　　6.4.3业主委员会通过在网易建立共用电子邮箱实现文件实时共享，秘书负责及时将电子文档发到网易网盘中的相应文件夹中保存；

　　6.4.4纸质文档每半年应集中装订成册，由业委会秘书负责保存；电子文档每一年应集中刻盘，业委会委员和秘书每人保存一份。

　　6.5文件的评审、更改

　　6.5.1业主大会决议和业主委员会决议是业主委员会工作的依据，应该在每年3月对其充分性和适宜性进行全面评审；

　　6.5.2经评审认为不适宜或需增减的业主委员会决议，由业主委员会主任/副主任发起提案予以更改、换版或作废；

　　6.6文件的移交和销毁

　　6.6.1每届业主委员会必须向下一届业主委员会完整移交本届的全部文件，新一届业主委员会应对上届业主委员会有关自身建设方面的决议进行评审，并决议是否沿用或更改；

　　6.6.2业主委员会不得对上一届和本届的文件进行销毁；文件销毁需要经过隔届的业主委员会决议通过方可进行。

　　6.7文件的查阅

　　6.7.1业主委员会的所有文档均接受业主的随时查阅，具体接待由业主委员会秘书负责；

　　6.7.2前来查阅业主委员会文档的业主应能证明自己的业主身份。

　　7记录

　　7.1《提案/决议清单》

　　7.2《发文登记表》

　　7.3《收文登记表》

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