物业管理公司质量体系文件：采购控制程序

物业管理公司质量体系文件：采购控制程序提要：物业管理所需要的物资（如工程保养、修缮用途的物资，保洁用的物资，消防用的物资，保安用的物资等）的采购活动

文章来源自 房 地 产 (www.dichanshequ.com)

　　物业管理公司质量体系文件：采购控制程序

　　1.0目的

　　确保采购的物资符合规定的要求，以保证公司利益。

　　2.0适用范围

　　2.1物业管理所需要的物资（如工程保养、修缮用途的物资，保洁用的物资，消防用的物资，保安用的物资等）的采购活动。

　　2.2内部管理用、办公室用的采购活动也可参照实行。

　　3.0职责

　　3.1提出采购要求的部门负责制定采购计划。

　　3.2物业管理公司经理负责审核采购计划及配备资源，各管理处主任或部门主管可根据权限审批采购计划。

　　4.0程序

　　4.1物资的采购

　　4.1.1各部门负责人根据下月的物资预计用量并结合月末库存情况，在每月30日之前提出下个月的物资采购计划，说明物资的品种名称、型号、规格、数量、单价等（如有特殊要求，须说明）。采购计划也可以《采购申请单》提出。

　　4.1.2各部门将月份物资采购计划交各管理处主任或部门主管审批，必要时应经公司经理审批，具体执行参见《物业公司财务管理制度》。

　　4.1.3单项金额在2000元以上的应签署合同、协议并经评审，参见《采购与分包合同协议签定程序的有关规定》。

　　4.1.4各部门将批准后的采购计划交负责采购的人员，由其在合格供应商处进行采购。严格在计划范围内组织采购和安排开支。

　　4.1.5如因特殊情况需追加计划开支或超计划开支的应由各部门提出追加申请，并详细说明原因，并按4.1.2各款执行，填写《采购申请单》。

　　4.1.6对常用物资、贵重物资，采购人员应在合格供应商处进行采购，如有急需等特殊情况，经部门主管或管理处主任批准后可在其他供应商处购买。

　　4.1.7各部门在支付费用及采购物资前需借款时，由经办人填写《借款单》，财务部根据相关合同、协议或计划审核后，按《物业公司财务管理制度》办理借款。

　　4.2供应商的选择

　　在采购物资时要选用符合要求的供应商，在指定的合格供应商名单内进行采购活动，按《分供方管理程序》和《工程发包、采购、外协加工的询价制度》。

　　4.3采购回来的物资由提出采购计划的部门负责人验收，交仓管员办理入库手续并留下记录，入库检验执行《进货检验程序》。

　　4.4采购资料的控制

　　4.4.1采购资料如有政府、地方法规关于建筑物业方面的规定用料要严格依照执行（如消防物资，装修禁用的石棉等）。

　　4.4.2对经常要采购的物资如涉及图样，规格，样板时，要经过审批和批准确保依照这些资料正确购入物资，对外协加工及制作的产品，其图纸要求必须要经工程部的认可，确保符合要求才能发出。这些资料作为验收的依据。

　　4.4.3对以上的采购资料要有准确的标识方法，如采购定单，分承包方的工程合同的编号。所签合同应在《合同、协议收文登记目录》上有记载。

　　4.4.4对服务项目的分承包方合同须说明各项服务质量要求及服务的评价标准等。

　　4.4.5服务项目的分承包方合同由公司的法人代表或其授权人员签订后实施。

　　4.5对提供服务方面的供应商对其过程监控参见《工程发包、采购、外协加工的询价制度》。

　　4.6为确保采购的物资不受人为的影响，采购员应由各管理处主任或部门主管指定，并应遵守《员工手册》及公司其它文件的相关规定。

　　5.0相关文件

　　5.1《分供方管理程序》

　　5.2《进货检验程序》

　　5.3《工程发包、采购、外协加工的询价制度》

　　5.4《采购与分包合同协议签定程序的有关规定》

　　6.0   相关记录

　　6.1《采购申请单》

　　6.2《借款单》

　　6.3《合同、协议收文登记目录》

　　7.0   附录

　　7.1  《员工手册》

　　7.2  《物业公司财务管理制度》

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