物业公司程序文件：内部沟通控制程序

物业公司程序文件：内部沟通控制程序提要：部门间因工作牵涉面和检查覆盖面的关系，有必要对本部门下周开展工作的情况与相关部门联系，并将联系的情况填写在《内部沟通记录》上

源自 物管手册

　　物业公司程序文件：内部沟通控制程序

　　1．0  目的

　　公司应建立适当的内部沟通渠道，保证有效的沟通过程，确保对体系的有效性进行充分的沟通。

　　2．0  范围

　　公司内部各单位、层次之间的沟通。

　　3．0  职责

　　3．1  管理者代表负责保障沟通渠道的建立，汇总各单位的沟通信息。

　　3．2  单位主管负责本部门内部沟通，并积极与相关单位进行有效沟通。

　　3．3  每位员工应注意日常信息收集，为内部沟通提供良好的素材。

　　4．0  程序

　　4．1  部门间的沟通

　　4.1.1  各部门应建立每周一次的例会制度，会议由部门主管负责召开。

　　4.1.2  例会内容以总结上周工作完成情况和部署下周工作为主，并以会议签到的形式保留相关记录。

　　4.1.3  部门间因工作牵涉面和检查覆盖面的关系，有必要对本部门下周开展工作的情况与相关部门联系，并将联系的情况填写在《内部沟通记录》上。

　　4.1.4  各部门保留本部主动沟通的有关记录，对协助其它部门的沟通只需在召集部门的沟通记录上签字认可。

　　4.1.5  部门间的沟通的形式有以下几种：

　　1）参与对方例会

　　2）与对方人员沟通

　　3）由主管领导组织有关部门主管的会议

　　4.1.6 部门间的问题传递由发现部门填写《公司总部问题转呈单》，并由对方签字确认。

　　4.1.7 各部门应对本部门接手的事项按时、认真处理。

　　4．2 部门与管理处的沟通

　　4.2.1 在管理处发现问题后，对一般的问题由管理处电话通知或上访到相关部门即可。

　　4.2.2 对较复杂或较严重的问题，由管理处填写《管理处对公司部门问题转呈单》，并及时反馈到相关部门。

　　4.2.3 相关部门应及时处理，并及时反馈到管理处，并由主任签字认可。

　　4.2.4 部门主动反馈到管理处的信息，接听电话人员必须及时将有关信息准确登记，属公司内部事务的登记在工作记录上，属顾客信息类的应登记在《与顾客沟通登记表》中，并加以注明由部门转告。

　　4．3 管理处间的沟通

　　4.3.1 管理处间应主动加强交流和沟通，方式由互相参观、派人培训、学习等方式进行。

　　4.3.2 管理处间的沟通应记录在主任和办公室的工作记录上，接待方还应登记在有关表格上，如员工培训记录、出席会议人员签到表等。

　　4．4 信息分为内部信息和外来信息两部分，识别有价值的信息予以登记，并以"*"表示外来信息。

　　4.4.1 管理层每位员工都应建立自己的信息记录，操作层可将有关信息记录在对应表格上。

　　4.4.2 信息记录以工作日志、日常笔记的形式存在，务必做到记录准确、清晰，有追溯性。

　　4.4.3 对于内部有价值的信息，相关人员以工作日志的形式登记即可。

　　4.4.4 对于外部信息，管理处应登记在《与顾客沟通登记表》上。

　　4.4.5 全体员工都有责任接受信息和记录相关信息，各单位应将信息的处理情况在周例会上进行有关评审，并将评审和处理情况作为会议记录输出。

　　5．0 相关记录

　　QR-5.5.3-01 《内部沟通记录》

源自 物管手册