档号章位置在每件文件首页的右下角,其内容、格式、尺寸及填写规范如下:
1.全宗号
档案馆给定立档单位(物业公司)的编号。
2.类别号
即类目号,分类号,标注各级类目的符号。
3.项目号
租赁、修缮、住户、房产、工程、课题、设备等档案的代字或代号,具体可引用有关管理部门编制的项目代号。如一个物业公司可用该公司所管辖的各管理处(小区)的代号作为租赁档案或修缮档案的项目号。
4.案卷号
案卷排列的顺序号。
5.件号
案卷内文件的顺序号。
(四)填写案卷封面
案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式。外封面印制在卷皮的正表面,内封面排列在卷内目录之前。
1.党群工作、行政管理、经营管理、基建、设备、科研档案案卷封面的填写。式样见表3-5-2,其内容及填写规范如下:
(1)案卷题名案卷题名应简明、准确揭示卷内文件材料的内容。
(2)编制单位填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。
(3)编制日期填写案卷内文件材料的起止日期。
(4)保管期限填写划定的保管期限。
(5)密级依据保密规定填写。
(6)档号填写档案的分类号、项目号和案卷顺序号。
(7)档案馆(室)代号填写国家给定的本档案馆(室)的编号,同全宗号。
(8)缩微号填写缩微时给定本案卷的编号。无缩微业务的单位此项可留空。
2.物业管理专门档案案卷封面的填写。式样见表3-5-3~表3-5-6,其填写规范如下:
(1)房屋座落。填写房屋所在行政区、路、街、门牌号码、管理处(小区)、房号。
(2)出租人。填写房屋产权所有者姓名。
(3)承租人。填写承租房屋者姓名。
(4)住户。填写房屋使用人(承租、出租人)姓名。
(5)全宗号、分类号、项目号、案卷号、编制单位、编制时间、缩微号、保管期限、密级填写规范同档号章或表3-5-2的填写规范一致。
3.人员档案案卷封面式样见表3-5-7。
4.照片、录音、录像带、计算机磁盘案卷封面内容参见表3-5-8。
5.会计档案案卷封面式样见表3-5-9。填写规范如下:
(1)全宗名称、类别、全宗号、案卷号、保管期限、案卷标题。
(2)起止时间。填写卷内文件的起止时间。
(3)卷内页号。填写卷内文件的起止页号。
(4)目录号。填写案卷所属分类目录的号码。
(五)填写备考表
卷内备考表要标明案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。如更改档案或补充档案材料都可在此反映。式样见表3-5-10。
(六)编制案卷脊背
会计档案的案卷背脊式样见表3-5-11。内容包括全宗号、目录号、案卷号、类别、期限、册号等。其他类别档案案卷脊背可编也可不编,其内容包括有案卷题名、档号。
(七)文字材料型、图纸材料型、图文混合型案卷的装订
案卷可采用装订和不装订两种形式;案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面;案卷装订时必须去掉金属物。
1.装订方式:对齐左下角,采用三孔一线的方法把案卷封面、封底、文件材料、卷内目录、卷内备考表装订牢固,并在封底绳结处粘上封纸,盖上骑缝章。行政管理、经营管理、党群工作档案、会计档案一般不用补充文件材料,可采用装订形式进行管理。
2.案卷不装订时,其卷内文件材料要按卷内目录的编排次序排列有序,并装入案袋或卷夹内。房产物业管理档案、基建档案等可采用不装订形式进行管理。
(八)案卷的入盒
案卷装订或装袋后,必须装入卷盒内保存。
1.物业管理专门档案、党群工作、行政管理、经营管理、基建、设备、人员、科研档案
卷盒尺寸采用310mm×220mm,其厚度可根据需要分别设置30,40,50,60mm的规格,在盒盖翻口处中部应设置绳带,使盒盖能紧扣住卷盒。
卷盒封面项目包括全宗名称、类目名称、年度、卷数、保管期限,式样见表3-5-13。其填写规范与案卷封面同。
卷脊项目包括年度、类别号,项目号,案卷起止号,式样见表3-5-14。其填写规范如下:
(1)年度。填写盒内文件材料的起止年份。
(2)卷数。填写盒内所装案卷的数量。
(3)起止卷号。填写盒内案卷的案卷起止号。
(4)其余项目的。填写方法同软卷皮格式。
2.会计卷盒封面和背脊内容格式可参照以上案卷封面和背脊格式,并将项目号改为目录号。
3.照片、录音、录像带、计算机磁盘卷盒封面内容同其案卷封面内容。
(九)编目移交
文件材料组卷后要按照档号顺序编制案卷目录。案卷目录随档案一并移交。
四、物业档案案卷目录的编制
(一)案卷目录的含义
案卷目录是着录全宗内所有案卷的内容与成分等情况,并装订成册的一种检索工具。它是按照一定的规则编排而成的档案条目组合,是档案管理、检索、报道的工具。
物业档案全宗内案卷目录一般有案卷总目录、案卷分类目录、案卷专题目录等三种类型
(二)物业档案案卷总目录的编制
物业档案案卷总目录是物业管理档案案卷的总登记账,其目的主要是为掌握物业档案数量与物业档案基本内容,便于统计管理。案卷总目录包括如下项目:
1.总登记号
物业公司档案管理部门对接收的档案,按照归档时间顺序,以案卷为单位登记的流水编号。
2.归档时间
案卷归档的实际时间,按年、月、日填写。
3.案卷题名、档号、编制单位、编制日期
按照案卷封面上已填写的内容填写。
4.份数、张数
按照案卷备考表内注明的文件份数、文件总页数填写。
5.变更情况
6.备注
填写针对本案卷需要说明的事项。
案卷总目录只是按档案归档顺序登记的流水账本,一般不具有查找功能。物业公司可根据实际情况选择编与不编案卷总目录。
(三)物业档案分类目录的编制
物业公司档案分类目录是以全宗内一级类目或二级类目、三级类目为基本单元,以该类目的案卷为登记单位,依照案卷已整理排列顺序进行流水登记的档案目录。
案卷分类目录与案卷总目录存在两点区别:其一,分类目录不仅能固定案卷之间的排架顺序和揭示不同类别档案的成分,并统计各类档案的数量,而且便于案卷的查询和提供利用检索服务。其二,案卷总目录是按照归档时间顺序流水登记案卷顺序,而分类目录是依据各类目内案卷排架顺序进行登记案卷的分类顺序号。
物业公司档案分类目录的项目与案卷总目录项目基本相同,主要有分类顺序号、归档时间、案卷题名、档号、份数、张数、编制单位、编制日期、密级、保管期限、变更情况、备注。分类顺序号填写该分类内的案卷排列顺序号,其他项目与总目录填法一致。具体到不同类目其分类目录的编制各不相同。
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