一、物业档案保管工作概论
(一)档案保管、物业档案保管工作的含义及意义
档案保管是指按照一定的原则,采用适当的技术,改善档案的存藏环境与保管条件,以便最大限度地延长档案寿命的过程(档案出版社1993年《档案管理小百科》)。
物业档案保管工作,是采用一定的技术设备、措施和方法,对物业档案实行科学保管和保护,防止和减少物业档案的自然或人为损毁的工作。物业档案保管工作在物业档案工作中处于特殊地位,具有十分重要的意义。
1.物业档案保管工作是延长档案寿命,维护历史真实面貌的根本保证。物业档案是物业公司历史活动的真实记录,是国家档案的一部分。物业档案是以一定的物质形态存在的,由于种种因素的作用和影响,档案处在不断老化蜕变和损毁的过程之中,直至最后消失。只有加强物业档案保管工作,采取一切科学技术措施和方法,有效地防止和减少档案的自然和人为损坏,才能最大限度的延长物业档案的寿命,保证物业档案的完整与安全,更好地维护物业公司的历史真实面貌。
2.物业档案保管工作是物业档案业务工作的关键性环节,对整个物业档案工作具有重大影响,在一定条件下甚至有决定性影响。档案保管得好,就为整个物业档案档案工作提供了物质对象,这是物业档案工作最起码、最基本的前提;如果档案保管得不好,杂乱无章,乃至霉烂损毁,就会影响其他档案业务工作的正常进行,甚至无法进行。如火灾、失盗或人为破坏,造成档案实体的不复存在,其损失都是无法补救的,以后的利用工作便无法开展。1998年云南某县档案馆发生大火,部分档案即刻化成灰土,就是最有教训意义的例子。所以,保管工作在物业档案业务工作中居于特殊地位,具有极其重要的意义。
(二)物业档案保管工作的任务
物业档案保管的任务,概括来说,就是维护物业档案的完整与安全,有效地延长物业档案的寿命。它的具体任务是:
1.防止物业档案的损毁
掌握物业档案损坏的原因和规律,采取有效的技术措施和方法,最大限度地消除可能导致档案损毁的各种自然的或人为的因素,把档案的自然损毁率降低和控制在最低限度。
2.延长物业档案的寿命
采取积极有效的措施和方法,从根本上改善保管条件,去除档案本身不利于耐久性的因素,增强物业档案对外界不利因素的抵抗力,缓解档案的老化趋势,并提高档案的修复和复制技术,尽可能地延长档案的寿命。
3.维护物业档案的安全
包括两方面:一方面是指物业档案作为一种物质存在形态,必须保证其安全、完整地存在下去,不损毁丢失;另一方面是指物业档案作为一种社会现象,要建立切实可行的严格的安全保密制度,防止失盗和失密、泄密事件的发生,保证物业档案的信息安全。
(三)物业档案保管工作的基本原则
1.分类保管
物业档案机构对各部门移交的档案应分类进行保管,要保持档案文件的有机联系,做到档案存放条理化,排列系统化,保管科学化,便于档案的调阅提还,并有利于物业档案的保护管理。对于声像档案,由于其制作材料的特殊性,更应分库保管。
2.以保护为宗旨,以利用为目的
档案馆(室)的工作可概括为“管好”和“用好”两项。“管好”是为了“用好”。不能片面地强调保护档案,而不考虑到利用的方便;同时,也不能只迁就一时的利用方便,而不顾档案的保护,影响长远的利用。在实际工作中,“管好”和“用好”既有具体的矛盾,又有总体的一致性。所以,物业档案保管工作应在保护措施、制度、方法和具体技术处理各方面,做到既能保护档案不受损害,以利于延长档案的寿命和长远的利用,又能积极创造条件,保证当前利用的需要。
目前,很多单位采用计算机技术和缩微技术将档案信息录入数据库或将档案原件拍成缩微平片后提供给用户使用,这样既有效保护了档案实体,延长了档案寿命,又方便利用,真正实现了“保管是为了利用”的目的。
3.以防为主,防治结合
物业档案保管中最为忧患的是火、水、盗、虫、霉等“五害”。对这“五害”,必须以防为主,防治结合。特别是前“三害”,一旦事发,损失将无法挽回,尤应预防。在防、治两方面,防是关键,是主导方面。从总体上讲,以防为主,“防患于未然”,是积极主动的治本方法。
二、物业档案保管工作的物质条件
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(一)档案库房
具备相当容量和适宜条件的库房,是物业档案保管的首要物质条件。根据保管档案的特点和档案库房的合理要求,选择档案库房要注意坚固耐用,经济美观,能够抗震、保温、隔热、防潮、防虫、防霉、防尘、防光、防火、防盗、防鼠。
档案库房是存放档案的专用房间,它有别于物资仓库、办公室和技术用房,有其自身独特的要求。在设计上考虑与周围环境协调的情况下,应以利于档案的安全保护为根本前提。因此,在新建或改建、装修档案库房时,要以加强库房围护结,提高其保温、隔热、防潮性能为主,以空调设备的造型、利用为辅。
一般情况下,档案库房建筑的基本要求有以下六点:
1.加厚库房墙体。具体厚度,可依据使用材料性能、墙体结构形式进行热工计算,以达到保温、隔热性能良好为度。
2.库房窗户宜小不宜大,宜少不宜多。每开间的窗户面积与外墙面积之比,不应大于1:10。有条件采取全部空调的档案部门,库房可不设窗户,这有利于库房保温、隔热、防潮、防尘、防虫和节约能源。
3.库房的外观式样,应以利于档案保护为前提,适当考虑档案室专业功能的独特风格及当地周围环境的和谐。
4.库房地面单位面积的承重,应大于其他用房。库房排放一般的木质、金属柜架,每平方米荷载不应小于500kg;采用密集架,每平方米荷载不应小于1200kg。
5.库房的开间大小、层高、门窗的结构和形式,都应不同于其他用房,以有利于柜架排放、管理及安全为原则。库房开间面积,应根据存储档案的类别、数量等情况的不同,一般小库60~100m⒍2,中库100~200m⒍2,大库200~300m⒍2。库房层高一般以2.5~2.8m为宜。
6.档案库房应集中,自成一体,不与其他办公、技术用房相混杂或穿插,以便于档案的整理、保管、利用。
(二)档案装具
档案装具是保管档案必须的基本设备。主要有档案柜、档案箱、档案架等,一般有铁制、木制两种。铁制的防火、耐久,便于机械加工,做成组合构件,有可调节性和机动性,便于运输、组装,便于使用,但造价较高。档案装具种类很多,各有所长,应按库房特点、档案价值以及规格的不同,合理使用,灵活配置。
物业公司档案室在库房面积不是很宽敞的条件下,可选用新型的档案密集架,既节省空间又美观方便。对于图纸档案多的单位,为了避免纸张的折叠影响物业档案的利用及其寿命,最好选购专门的图纸柜。
(三)包装材料
档案包装材料既能防止光线、灰尘和有害气体对档案直接损害,又能减少机械磨损,对档案有保护作用。目前我国档案包装材料一般有卷皮、卷盒和包装纸。声像档案、缩微胶片则有相册、磁带盒等保护。
(四)温湿度调节装置及其他库房设施
1.温湿度计
根据我国的实际情况,档案库房温湿度的正常要求是:温度为摄氏14~24℃,相对湿度为45%~60%。为了掌握库房温湿度是否符合正常要求,库房应设有对温湿度进行测试的仪表。目前有一种专门为档案库房设计的温湿度计,可以很直观的了解库房的温湿度状况。
2.空调和抽湿机
为有效的控制和调节库房的温湿度,在现有的技术条件下,最好的措施是安装空调和抽湿机。
3.窗帘
光线对档案纸张和字迹能造成很大的危害,其中破坏作用最大的是太阳光中的紫外线。除了在库房建筑和档案装具排放上考虑减少阳光直射外,库房窗户上应安装防光和防火的窗帘。
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