1.行政管理档案、党群档案、经营管理档案、基建档案、科研档案、设备档案、声像档案可各自编制案卷分类目录。
2.房产物业管理档案可按照二级类目或三级类目编制若干本案卷分类目录,如物业房产档案目录、物业公司租赁档案目录(物业公司商业租赁档案目录、物业公司住宅租赁档案目录)、物业公司修缮档案目录、物业公司业主档案目录。
3.会计档案按报表、账簿、凭证、工资单各自编案卷目录。
4.已故人员档案独立编制分类目录。
(四)物业档案专题目录的编制
物业档案专题目录是揭示物业管理全宗内有关某一专题的档案内容和成分的检索工具,属检索型目录之一。它的特点是选题的灵活性,集中了有关某一专题的全部档案,不受案卷顺序号的限制,目的是通过该专题的关键词来检索档案案卷号及其他相关内容。
物业档案专题目录的项目与分类目录基本相同,不同的是专题目录将该专题的关键词排在表格的最前面,案卷号等其他项目相应的排在后面。如物业公司租赁档案分类目录,其表格内各项目是按案卷号——地址——出租人(业权人)——承租人——租赁时间——备注等顺序排列的;而物业公司租赁档案业权人专题目录,其表格内各项目是按出租人(业权人)——案卷号——地址——承租人——租赁时间——备注等顺序排列的,即将出租人栏目排在其他各项的前面。
五、立档单位与全宗说明
(一)立档单位与全宗说明的作用
在整理工作中,对物业公司的历史沿革和物业档案状况进行充分研究后,写出的书面材料,称为“立档单位和全宗说明”,又称“立档单位和全宗历史考证”。它可以作为物业档案整理工作方案的一部分,也可作为单行材料。其作用有:
1.它是正确地制订物业档案整理工作方案和科学地组织物业档案整理工作的依据。对全宗内各个部分档案整理的具体要求和方法,都只有在深刻而全面地研究物业公司和全宗历史的基础上才能确定。
2.它是物业档案整理工作中必要的参考材料。在确定物业档案所属全宗、考证文件日期和所属组织机构、档案的归类等方面,它能提供一些可以参考的材料,可以减少立卷中的困难,提高效率。
3.它对鉴定物业档案价值有辅助作用。了解和明确物业公司的主要职能和任务、领导关系、档案保管程度以后,才便于正确地鉴别文件的价值,比较准确地划分物业档案的保管期限。
4.它可以作为编制检索工具的基础材料。档案馆(室)在编制各种检索工具,尤其是在编制全宗介绍、档案馆指南等大型检索工具时,都需要了解整个全宗以及物业公司的历史。
(二)立档单位和全宗说明的内容
1.物业公司的历史沿革。包括物业公司成立、停办、撤销的时间和原因;物业公司的性质、任务、职权范围及其变动情况;物业公司在社会中的作用及领导关系和隶属关系的变化情况;物业公司内部组织机构的设置、职能及其变化情况,负责人姓名;物业公司文书工作制度(行政管理、党群工作、经营管理)及其变化情况,文书处理中的印章及其作用。
2.全宗档案情况。包括全宗档案内容与成分的概况;物业档案入馆
(三)立档单位和全宗说明的编写方法
1.研究规定物业公司任务、职能和组织机构的决议、章程、条例、办法、命令、指示等法规性文件,并参阅物业公司历史大事记、工作总结和有关报刊资料,以熟悉物业公司和全宗的情况。
2.通过访问物业公司内负责人和一般工作人员,获得编写历史考证的感性材料,进一步丰富内容。
3.应由物业档案工作人员中比较熟悉物业公司历史情况的同志进行编写,内容务求简明,且有根有据,不可单凭回忆进行编写。
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