办公楼报刊收发操作规程

办公楼报刊收发操作规程提要：EMS等快件：周一至周五须随到随发，及时处理。周六、周日如业主/用户要求派发的，应由值班人员及时派发

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　　办公楼报刊收发操作规程

　　1目的

　　规范办公楼报刊收发工作，提高服务质量。

　　2适用范围

　　XX嘉园办公楼报刊、邮件收发服务。

　　3职责

　　管理处设专人负责业主/用户报刊、邮件的收取、发放工作及相关工作。

　　4工作要求

　　4.1时间规定

　　4.1.1一般报刊：周一至周五，上午9：30之前及下午5：00前由业主/用户助理分二次派发；周六、周日的报刊和邮件保存至周一统一派发。

　　4.1.2EMS等快件：周一至周五须随到随发，及时处理。周六、周日如业主/用户要求派发的，应由值班人员及时派发。

　　4.2行为举止

　　按管理处制定的《员工行为规范》的标准执行。

　　4.3工作规范及标准

　　4.3.1收到邮件后按照要求填写好《邮件代收记录表》；收到报刊时，要根据《业主/用户订阅报刊情况一览表》清点各类报刊的份数，以免出现数量不够的情况。

　　4.3.2将当日报刊、邮件按不同的管理处分类保管，并详细登记《报刊签收表》。

　　4.3.3按时将分类好的报刊、邮件及《报刊签收表》送至各业主/用户处由业主/用户核实签收。

　　4.3.4接到快件后应于10分钟内送至业主/用户处，并请业主/用户核实签收。

　　4.3.5送报上门，应轻敲房门，说明来意，并经业主/用户同意后方可进入；签收完毕后，要说"再见"；离开时要将门轻轻地关好。

　　4.3.6周六、周日两天的报刊、邮件应由在当日值班人员核对代为签收并填写《邮件代收记录表》。能及时送达业主/用户的应在《邮件代收记录表》中说明已送达业主/用户。在接到邮件后又不能及时送达的，应将其存放到指定的位置做好妥善保管，待周一早上与信报收发员做好交接并在《邮件代收记录表》中注明。

　　4.3.7如遇到投递员没有按时将报刊送到的情况下，客服助理应及时向业主/用户解释清楚，并与迅速与投递员取得联系催促其尽快将报刊送到。

　　4.3.8在EMS和各种快件收件人模糊不清或投递错误的情况下，及时与邮局或快递管理处联系、查实，以免造成业主/用户接收邮件延误。

　　每月10号将上月《报刊签收表》和《邮件代收记录表》收集整理入档。

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