小区业户沟通工作规程

小区业户沟通工作规程提要：问卷调查以小区为单位，客户服务主管于每年6月、12月将业户问卷送达业户家中

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　　小区业户沟通工作规程

　　一、沟通对象：

　　所有长住或占住业户，无论性质是住家或企业，均应列为沟通对象。

　　二、沟通方式：

　　与顾客沟通的方式和渠道包括但不限于：板报、宣传栏、通知单（如停电、停水通知）、标示、电话、面谈、意见箱、回访、报刊、社区文化活动、信函、调查问卷。

　　三、沟通内容：

　　1、业户对小区保安工作和保安员服务态度的意见和建议。

　　2、业户对小区保洁工作和保洁员服务态度的意见和建议。

　　3、业户对小区绿化工作和绿化员服务态度的意见和建议。

　　4、业户对小区维修人员技能、服务态度和维修及时性的意见和建议。

　　5、业户对小区休闲物品和儿童游乐设施设置的意见和建议。

　　6、业户对管理人员服务态度和协调处理事物的意见和建议。

　　7、业户对管理处提供的便民服务的意见和建议。

　　8、业户的特殊困难和需求。

　　9、业户对社区文化建设方面的意见和建议。

　　10、业户其他的意见和建议。

　　四、要求：

　　1、有关人员在进行消杀、喷洒药物等作业时，应事先通知顾客，并在作业处树立警示标示。

　　2、维修性停水（如清洗水箱），停电时，由有关部门以通知单的形式告顾客，以便顾客事先采取相应的措施，避免给顾客的正常生活造成影响。

　　3、对举办的各种社区文化活动，由管理处在公共张贴海报形式或其他适当形式通知顾客。

　　4、消防知识、有关法律法规等宣传内容及顾客应注意事项等由管理处张贴在小区宣传栏上，以方便顾客阅读。

　　5、财务收支报表、问卷调查结果由管理处定期在宣传栏张贴公布。

　　6、在维修安装过程中，若维修安装服务影响顾客的正常生活或危及其安全，维修人员应发出通知或树立警示标示。

　　7、对于管理处日常发现的问题，管理处有关人员应通过适当方式及时与业户或业委会沟通，协调解决。

　　8、各部门相关人员在接收合同过程中，若发现顾客的要求不明确或在合同中没写明时，应通过询问、面谈等方式及时与顾客进行沟通，确保顾客的要求在合同签定前已被清楚了解，并形成文件。

　　9、在履行合同过程中，不论何种原因导致合同变更，均需及时通知顾客，与顾客协调解决。

　　10、对处于于公司控制下或使用的顾客财产，当发现其有丢失、损坏或不适用的情况时，有关人员应记录并报告给顾客，必要时协助顾客解决。

　　11、本程序已规定了了解顾客对公司服务质量的评价意见，包括定期的顾客意见调查和日常顾客意见的接收。

　　12、对所有有效的顾客投诉，相关部门应及时进行有效的处理，并将处理的有关信息及时知会顾客，确保顾客满意。

　　13、对于无效投诉，对顾客应予以合耐心的解释。

　　五、业户访问

　　1、日常意见征询

　　1）客户服务主管每月必须访问业户。每月访问业户数量如下：

　　小区住户数每月访问数量（不含回访且不能重复回访）

　　≤300不低于已入住户数的4%

　　＞300≤500不低于已入住户数的5%

　　＞500≤800不低于已入住户数的6%

　　800以上不低于已入住户数的7%

　　2）每次访问需做好《业户访问记录》，访问人应请求业户在记录上签名，业户拒绝签名的不得强求

　　3）业户要求反馈意见或建议处理情况的，或访问人认为应当反馈的，当事人应及时将有关信息反馈

　　2、方式

　　1）上门访问。

　　2）在管理处办公室访问。

　　3）业户在户外休闲时访问。

　　4）以问卷的形式访问。

　　5）电话访问。

　　6）其他适宜的形式。

　　3、业户访问注意事项：

　　1）上门访问必须事先与拟访问户预约并按预约的时间上门访问（原则上22：00后不予访问）。

　　2）访问业户时应态度诚恳，庄重大方。

　　3有关业户个人隐私的见闻，访问人负保密责任。

　　4）被访人若谈论他人隐私或其他工作无关的话

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