别墅项目物业管理规章制度和档案的建立与管理

别墅项目物业管理规章制度和档案的建立与管理提要：档案资料管理1)采用原始档案和电脑档案双轨管理制。2)采用多种形式的文档储存方法,便于原始档案的管理(如:采用录像

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　　别墅项目物业管理规章制度和档案的建立与管理

　　管理规章制度包括：公众制度、岗位职责、管理维护运作标准及制度、工作人员考核标准及制度：业主公约、业主手册、安全管理规定、装修管理规定、保安巡逻制度、门卫工作制度、仪容仪表规定、卫生管理制度、房屋维修养护措施、设备安全运行管理方案、供配电系统运行管理方案、供配电系统维修养护规定、消防系统运行管理规定、给排水系统运行管理规定、公用配套设施管理规定。

　　管理规章制度

　　(一)公众制度服务合约,业主公约,楼体使用及维护管理规定,装修管理,治安消防车辆管理,公用设施管理等十余项

　　管理规章制度

　　(二)岗位职责各级各类人员职责共二十余项

　　物业管理的保障实施物业管理的准则

　　(三)管理运作制度包括各类制度、规范、方法共二十余项

　　(四)员工考核制度各级各类人员考核制度和考核表共近十项

　　档案的建立与管理：

　　1.资料收集

　　资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要和服务的角度出发，扩大信息的收集来源，从时间上来讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料，从空间上讲是指物业构成的全部，大到房屋本体公共设施，小到花草苗木都应有详细的资料。

　　2.资料分类整理

　　(1)分辨真伪。

　　(2)分类排序。

　　(3)组编档号。

　　(4)装订精美。

　　3.档案资料管理

　　(1)采用原始档案和电脑档案双轨管理制。

　　(2)采用多种形式的文档储存方法,便于原始档案的管理(如:采用录像、刻盘、胶卷、照片、图景等方法)。

　　(3)建议尽可能的采用电脑储存，便于查找调用，以便更好地保护原始档案的资料免受翻动的磨损和损坏。

　　(4)建立健全的档案外借管理规定，档案管理必须专人负责，应做到保管、保密，工作细致；如有破损，应及时修补。

　　(5)档案管理室必须达到防火、防潮、防变质的"三防"标准。

　　档案管理

　　1.开发建设单位移交档案资料1)产权资料：4类

　　2)技术资料：17类19项

　　(一)档案资料的分类简索3)物业资料：4类

　　2.管理单位自建档案资料1)业户资料：2类7项

　　2)日常管理资料:17类49项

　　(二)档案、资料的

　　管理办法

　　档案的建立与管理

　　1.档案资料收、发管理程序A重要资料须经管理处主任验收归档

　　收集整理归档利用B日常管理按程序文件规定归档

　　(三)档案资料

　　管理要求1.采用多形式储存文档

　　2.尽可能把其他形式文档转化为电脑储存

　　3.分类管理

　　4.编制目录

　　5.档案的废止权在管理处主任或指定人员

　　6.档案分类造册

　　7.档案专人负责整个文档的管理过程及借阅手续

　　8.档案室达到防火、防潮、防变质等"三防"要求

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