(三)召开标前会议
投标资格预审确定合格申请人后,应尽快通知合格申请人,要求他们及时前来购买招标文件。紧接着,按照国际惯例,招标机构通常在投标人购买招标文件后安排一次投标人会议,即标前会议。
召开标前会议的目的是澄清投标人提出的各类问题。《投标人须知》中一般要注明标前会议的日期,如有日期变更,招标人应立即通知已购买招标文件的投标人。招标机构也可要求投标人在规定日期内将问题用书面形式寄给招标人,以便招标人汇集研究,给予统一的解答,在这种情况下就无须召开标前会议。
标前会议通常是在招标人所在地(同时又为招标项目所在地更好)召开,因为在标前会议期间,招标人往往会组织投标人到现场考察,
(四)开标、评标与定标
开标、评标与定标是招标实施过程的关键阶段,也是整个招标过程中程序最严密、对招标人能力要求最严格的阶段。
招标人或招标机构收到物业管理企业封送的投标书后,经过审查认为各项手续均符合规定时,即可收入,并在公开预定的时间(一般为招标文件确定的提交投标文件截止时间)、地点(招标文件中预先确定的地点)当众拆封开标,公开宣读各物业管理企业的标的,并声明不论管理服务费高低均有中标希望。之后便由各方面专家组成的评标委员会或评标小组进行评标。
从开始评标到最后定标,一般要经过3~6个月的定标期。在这段时间内,招标人或招标机构要多方面对各个投标人的标书进行研究,必要时还要分别召开答辩会,方能最后定标。在评选过程中,应以管理服务费报价、管理服务质量和管理方案先进程度作为主要的衡量标准。
评标工作结束时,评标委员会通常最后会向招标人筛选出几个最有竞争力的中标推荐人,由招标人(业主或开发商)作最后决定。在这一阶段,招标人往往通过同时与中标推荐人进行谈判,以最充分地获取投标人的信息,这种谈判在惯例中也被称为“议标”(不同于招标方式中的“议标”)。经过“议标”后,最后才由招标人决定谁中标。值得注意的是,我国《招标投标法》规定,通常情况下招标人从评审委员会推荐的几位中标候选人中选取一个作为中标人,但在中标候选人均不符合招标人要求的情况下,招标人有权拒绝定标,从而取消招标。然而,招标人不得从评标委员会推荐的中标候选人之外的投标人中选定中标人,否则视作中标无效。
三、招标结束阶段
招标人在最后选出中标人时,招标工作便进入结束阶段。这一阶段最大的特点是招标人与投标人由一对多的选拔和被选拔关系逐渐转移到一对一的合同关系。这一阶段的具体内容包括合同的签订与履行,以及资料的整理与归档。
(一)合同的签订
我国《招标投标法》规定:“招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起三十日内,按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同”。合同的签订,实际上就是招标人向中标人授予承包合同,是整个招标投标活动的最后一个程序。在招标与投标中,合同的格式、条款、内容等都已在招标文件中作了明确规定,一般不作更改,然而按照国际惯例,在正式签订合同之前,中标人和招标人(开发商或业主)通常还要先就合同的具体细节进行谈判磋商,最后才签订新形成的正式合同。以下所说的合同,均是指双方经过磋商后拟签订的正式合同。
1.合同的组成
通过招标投标签订的合同,一般由三部分组成:合同序文;合同内容;合同结尾。
合同序文部分要写明订立合同的双方当事人(即招标人与中标人)的法定名称和地址。甲方当事人为开发商或业主委员会;乙方当事人为中标的物业管理企业。
合同内容即合同条款,是合同最主要的组成部分,一般包括技术性条款、财务条款和法律条款三类条款。下一章将对其进行详细介绍。
合同结尾部分要写明签订合同的日期、地点以及拟订合同的语言文字,最后还要写明合同生效日期,以及由合同双方当事人或代理人签字。
通常情况下,招标成交方式的合同,其形式是一份简单的协议书,合同的内容都分散在招标文件中,以及商谈过程中对招标文件和投标文件的修改和补充所形成的书面材料中。合同一般分为两部分,一部分是不变的,包括投标须知和合同一般条件等;另一部分是合同特殊条款、投标文件、技术规格说明及补充修改文件等。合同的格式都由招标人预先拟好,待中标人确定后再由双方签订。合同协议书的格式将在下一章专门介绍。
2.合同的主要条款
合同条款是构成合同的主要内容。合同条款因招标项目的性质和类型而异。然而,一般来说不论哪一类合同,其主要条款总是由技术性条款、商务性条款和法律性条款构成,其中主要包括:价格条款、支付条款、不可抗力条款以及索赔条款等。这些都属于合同的一般条款,此外,还有合同特殊条款,也就是合同一般条款的补充和修改。无论是合同一般条款还是合同特殊条款,都属于招标文件中的一部分。本书在下一章还会作详细介绍。
(二)合同的履行
合同的履行,是指合同双方当事人各自按照合同的规定完成其应承担的义务的行为,在此特指中标人应当按照合同约定履行义务,完成中标项目的行为。在合同履行过程中,有两方面的问题值得注意:
首先是合同履行的要求。按照法律规定,合同必须全部履行。这意味着:①违约一方不能以其他财物或赔偿代替,即使支付了违约金或赔偿金,双方如果继续要求履行的,则仍应继续履行。②履行合同时,在合同标的物
其次是关于合同履行中的担保。我国《招标投标法》规定:“招标文件要求中标人提交履约保证金的,中标人应当提交”。根据国际惯例,招标文件中通常应规定在签订合同后的30天内,中标人应按照合同的条款和条件,向招标人递交一份履约保证金合同。履约保证金的金额通常为合同总金额的10%,且通常可由中标人此前递交的投标保证金转入,充当履约保证金的一部分。保证金的额度大小,应以担保金额足以抵偿中标人违约时所造成的损失为原则。履约保证金合同通常以银行保函的形式订立,且履约保函的有效期通常要比合同期略长一些。
(三)资料整理与归档
合同签订后,标志着招标工作已经结束,招标人和投标人(这时为中标人)进入一对一的长期契约合同关系。由于物业管理合同具有长期性的特点,因此,为了让业主或开发商能够长期对中标人的履约行为实行有效的监督,招标人(业主或开发商)在招标结束后,应对形成合同关系过程中的一系列契约和资料进行妥善保存,以便查考。招标活动是一项十分复杂的活动,涉及大量的合同、文件及信件往来,招标人应对其予以整理。通常这些文件主要包括:①招标文件;②对招标文件进行澄清和修改的会议记录和书面文件;③招标文件附件及图纸;④中标人投标文件及标书;⑤中标后签订的承包合同及附件;⑥中标人的履约保证书;⑦与中标人的来往信件;⑧其他重要文件。另外,业主或开发商还应注意经常核对物业中的实际项目和实际管理标准与原标书和合同是否相符;合同期间,业主或开发商与物业管理企业商办一切事务时,要习惯于通过书信方式进行,以便日后作为凭证。
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