二、招标实施阶段
招标实施阶段是整个招标过程的实质性阶段。招标的实施主要包括以下几个具体步骤:发布招标公告或投标邀请书;组织资格预审;召开标前会议;开标、评标和定标。
(一)发布招标公告或投标邀请书
我国《招标投标法》和国际惯例都规定,招标人采用公开招标方式招标的,应当发布招标公告;招标人采用邀请招标方式的,应当向三个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定的法人或其他组织发出投标邀请书。无论是招标公告还是投标邀请书,其目的是一致的,都是为了向尽可能多的潜在投标者提供均等机会,让其了解招标项目的情况,并对是否参加该项目投标进行考虑和有所准备。两者的区别在于对公开招标公告的要求更为严格。以下对发布招标公告的渠道和时间安排、招标公告的内容和格式等进行详细介绍。
1.发布招标公告的渠道
发布招标公告应根据项目的性质和自身特点选择适当的渠道。国际惯例中常见的招标公告发布渠道有:指定的招标公报、官方公报、本国报纸、技术性或专业性期刊以及信息网络等其他媒体。
一般来说,一些必须招标的大型项目的招标公告都应在指定的刊物上刊登。如实行国际竞争招标的公告的指定发布刊物为联合国出版的《发展商务报》(DevelopmentBusiness);必须实行国内公开招标的项目的招标公告指定必须在我国出版的《中国招标》期刊上刊登。除了必须在指定的刊物上刊登以外,此类项目还可以在官方公报上刊登招标公告,使投标具有广泛性,如在我国还主要刊登在《人民日报》、《中国日报》上。
对于大多数中小规模的物业管理招标项目,其招标公告一般选择在国内广泛发行的一种报纸上刊登。如果是实行地方性公开招标的项目,其招标公告应选择在本地的官方公报或本地区广泛发行的一种报纸上刊登。另外,还可以选择在一些专业类期刊上刊登,如房地产、物业管理专业期刊等。
实际上,除了一些必须要在指定刊物刊登的招标项目外,国际惯例对招标公告的发布一般只要求符合信息广泛性原则。因此通常情况下,一项招标项目往往同时通过几种渠道发布其招标公告,而不拘泥于某一种渠道,比如在当今的信息网络刊登招标公告。
2.发布招标公告的时间安排
为使潜在的投标人对招标项目是否投标进行考虑和有所准备,招标人在刊登招标公告时,在时间安排上应考虑两个因素:
(1)刊登招标公告所需时间。各类刊物从接受广告申请到刊出广告需要一定时间,如果没有充分地考虑,招标公告可能会在投标截止日期之后才能刊登出来。另外,如果要通过几个渠道发布招标公告,要考虑到各类渠道的出版周期(如报刊的出版周期显然要比网络媒体长),以便能让招标公告基本在同一时间刊登出来。
(2)投标人准备投标所需时间。这一时间应从招标公告预计发布日期开始计算。投标人申请投标→得到招标文件→准备投标→递交投标书需要有足够的时间。按照国际惯例,从招标公告发布之日算起,应让投标人至少有45天(通常有60~90天)来准备投标和递交标书。
3.招标公告的内容和格式
招标公告应以简短、明了和完整为宗旨。通常情况下应包括以下内容:
①招标单位(业主或开发商)名称;
②项目名称;
③项目地点;
④项目资金来源(物业管理资金来源,如业主分摊或开发商预付等);
⑤招标目的(邀请资格预审还是邀请投标);
⑥项目要求概述(项目性质、规格及管理要求);
⑦购买招标文件的时间、地点和价格;
⑧接受标书的最后日期和地点;
⑨开标日期、时间和地点;
⑩如果需要,规定资格预审的标准,以及提供资格预审文件的日期、份数和使用语言;
B11必要时规定投标保证金的金额;
B12招标单位的地址、电话等联系方法。
招标公告的具体内容和格式可以根据招标人的具体要求进行变通,然而招标公告的基本内容,如招标人的名称和地址、招标项目的性质、数量、实施地点和时间,以及获得招标文件的办法等关键事项,按照我国《招标投标法》规定必须载明。至于投标邀请书的内容和格式与招标公告大致相同,在此便不再重复了。
(二)组织资格预审
资格预审是招标实施过程中的一个重要步骤,特别是大型的项目,资格预审更是必不可少。
资格预审是对所有投标人的一项“粗筛”,也可以说是投标者的第一轮竞争。资格预审可以起到以下作用:首先,资格预审可以减少招标人的费用。因为投标人数量过多,招标人的管理费用和评标费用就会大大提高,通过资格预审淘汰一部分竞争者则可以减少这笔费用。其次,资格预审还可以保证实现招标目的,选择到最合格的投标人,此投标人不仅报价最低或较低,而且他的报价是以其技术能力、财务状况及经验为基础的,防止了一些素质较低的投标商以价格进行恶性竞争。此外,资格预审能吸引实力雄厚的物业管理公司前来投标,招标人还可以通过资格预审了解投标人对该项目的投标兴趣大小。
若招标物业预计投标公司的数目众多,可预先对各投标公司进行资格预审,剔除资信较差的公司,重点选择6~10家申请者参与投标,这就是所谓早期预审;若投标公司数量较少,则可待投标机构已递送标书且开标之后进行资格预审,这也就是所谓后期预审。无论资格预审在何时进行,其审核程序和要求投标公司递交的文件都大致相同。
1.资格预审的程序
资格预审包括以下三个步骤:
(1)发出资格预审通告或资格预审邀请书。发布资格预审通告通常有两种做法,一种是在前述的招标公告中写明将进行资格预审,并通告领取或购买资格预审文件的地点和时间;另一种做法是在报纸上另行刊登资格预审通告。资格预审通告的主要内容包括:招标项目简介;项目资金来源;参加预审的资格;获取资格预审文件的时间、地点以及接受资格预审申请的时间和地点。按照惯例,从刊登资格预审通告的日期到申请截止期应不得少于45天。
(2)出售资格预审文件。资格预审文件应提供招标人及招标项目的全部信息,并且其内容应比资格预审通告更为详细,如对若干物业管理企业组成联合体投标的要求等。此外,资格预审文件中还可规定申请资格预审的基本合格条件,或对外资物业管理企业单独或联合投标的一些规定,以及申请投标资格预审的一些基本要求,例如从事该行业至少已达若干年以上,承担过类似的物业管理项目等。最后,招标人还应在资格预审文件中规定资格预审申请表和资料递交的份数、时间和地点及文件所使用的语言等。
(3)评审。资格预审申请书的开启不必公开进行,开启后由招标机构组织专家进行评审。如有必要,还可召开资格预审准备会议,以便申请人取得有关项目情况的第一手资料。
2.资格预审的内容
资格预审的重点在于投标人的经验、过去完成类似项目的情况;人员及设备能力;投标人的财务状况,包括过去几年的承包合同收入和可投入本项目的启动资金等。具体内容包括:
(1)申请人的基本情况:公司名称、地址、电话和传真、公司等级、注册资本、关系企业等,以及与本合同有关的主要负责人、项目授权代表;公司组织机构情况,专业人员及管理人员的人数;公司历年承包合同的类型、金额及主要所在地区等。
(2)申请人的财务状况:公司资产负债表、损益表等财务报表;银行过去5年的资信证明以及对未来2年财务情况的预测。
(3)经验和过去的表现:过去5年内申请人完成的类似项目的基本情况,如这些项目和业主的名称、项目工作量、合同金额、服务期限等等。
对于上述在预审中申请人必须提交的重要内容应当在资格预审文件中予以明列,或制成表格,要求申请人按要求填写。
3.资格预审的评审方法
招标单位可以根据自己的要求来决定资格预审的评审方法。目前国际上广泛采用的是“定项评分法”,同时采用比较简便的百分制计分。“定项评分法”就是对申请人提交的资料进行分类,并按一定标准制分,最后确定一个取得投标资格的最低分数线,达到或超过最低分数线的申请人被视为合格,可以参加投标;未能达到最低分数线的申请人则被视为不合格,不能参加投标。
《物业管理招标工作程序》相关文章>>>