一、目的
规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。
二、适用范围
适用于物业部各类档案的管理。
三、职责
1、总经理审批档案的借阅申请及清单。
2、行政部经理监督档案管理的实施工作。
3、档案管理员负责档案的日常管理工作。
四、程序要点
1、档案的编号
(1)公司、物业部编号：
①物业部 编号为：W?Y（英文缩写）。
(2)部门编号：
①办公室 ；
②财务部 ；
③事务处 ；
④工程处 ；
⑤护卫处 ；
(3)年份编号：引用年份序号—2000、2001、2002……。
(4)档案顺序号：采用阿拉伯数字取3位有效数字—001、002、003……。
(5)档案编号举例：
①物业部编号：
※※※—※※—※※※—※※※
档案序号
类别编号
部门编号
物业部编号
②物业部编号：
※※※—※※—※※※—※※※
档案序号
类别编号
部门编号
物业部编号
2、档案的分类
(1)区分全宗，按物业管理的组织机构划分，全宗可分为以下几类：
①行政、人事类；
②财务类；
③公共事务类；
④保洁类；
⑤园林绿化类；
⑥机电维修类；
⑦经营类；
⑧品质类。
(2)全宗档案的分类：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排它性和缩缩性。根据物业管理的物性，我们采用组织机构——问题分类法，如：
收文类
发文类
合同类
① 办公室
员工人事档案类
图纸类
后勤类
收文类
发文类
报表类
② 财务部
帐册类
凭证类
合同类
工程图纸类
合同类
收文类
发文类
业主档案类
③ 事务部 员工档案类
维修类
投诉类
回访类
有偿服务与多种经营类
计划总结类
……
3、立卷与编制目录
(1)立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷：
①根据档案（或文件夹）的规格准备相应的档案标准贴纸；
②在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如：
——物业行政部、人事部收文：※※※—X?Z—
(2)编制目录：
①档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》；
②每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在《档案目录》（内容包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目）中，以便查阅。
4、档案的保管期限
(1)档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。
(2)各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业程序，对档案的保存价值进行鉴定及标注。
5、档案的保管
(1)档案保管的工作任务是：
①便于查阅；
②保证档案的安全；
③防止档案的损坏；
④采取修复技术，延长档案寿命。
(2)档案保管的责任部门：
①财务部保管财务档案；
②办公室保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料；ISO9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案；分供方评审、物业租凭和多种经营资料；
③工程处保管管理处工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及物业部各职能部门需要保管的其他档案；
④各职能部门除经常使用的部分资料外，原则上不保管档案。
(3)档案的保管程序：
①各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给档案管理员；
②档案管理员将该管理资料登记在《档案目录》中，归入相应案卷并统一编号；
③档案管理员定期将《档案目录》输入电脑，以便查询；
④档案原则上保管原则件。
6、档案的密级
(1)档案的密级分为三级：绝密、机密、普通；
①绝密档案包括：员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案；
②机密档案包括：ISO9000质量体系文件、重要的会议记录（纪要）、公司收发文（通知、通告除外）、工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案；
③普通档案包括：公司的通知、通告等普通性文件。
7、档案的查阅权限
(1)总经理可查阅公司所有档案。
(2)副总经理（总经理助理）可查阅分管工作的档案。
(3)部门负责人可查阅该部门所有档案。
(4)其他人员根据审批查阅有关档案。
8、档案的查阅/借阅/复制
(1)查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。
(2)档案管理员审核其查（借）阅资格：
①权限内（经授权/审批）的按正常手续办理；
②权限外的，档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续：
③属部门（财务类除外）的档案，由部门负责人审批；属管理处的档案，由管理处经理审批；属公司的档案，由总经理审批；财务类的档案也应由总经理审批。
9、在档案归还日期前，档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。
10、须复制档案的，绝密档案报总经理审批；机密档案由人事部负责人审批；普通档案由部门负责人审批。
11、档案的销毁
(1)超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限（详见各部门标准作业规程）每年编制销毁计划及清单位，报行政部、人事部经理审核。
(2)行政部、人事部经理审核无误后报总经理审批。
(3)总经理审批同意后由行政部、人事部经理指定3名监销人员（档案管理员、人事部文员、行政部文员）将超过保存期限的档案销毁。
(4)监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。
五、记录
1、《档案目录》
2、《档案查阅/借阅/复制审批表》
3、《档案查阅/借阅/复制登记表》
4、《档案销毁清单》
六、相关支持文件
1、《文书管理标准作业程序》
2、各部门有关《标准作业程序》
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