1.目的
规范公司组织架构与岗位设置的一般原则及调整方法。
2.适用范围
适用于物业管理有限公司及下属物业管理处的组织架构及岗位设置管理工作。
3.职责
(1)总经理负责组织架构与岗位设置的审批。
(2)人事部负责组织架构与岗位设置的制定和管理。
4.程序要点
(1)组织架构的设置与调整
a) 物业管理公司组织架构设置的一般模式:(见附表)
★一般情况下,公司管理单一物业时,公司设置为:办公室(含行政、人事部)、财务部、品质部、经营部、公共事务部、机电维修部、园林绿化部、保安部、保洁部;
★一般情况下,公司员工人数在800人以上或管理处数量在2个以上时,公司机关设置为:行政部、人事部、财务部、品质部、经营部;各管理处设置为:公共事务部、机电维修部、园林绿化部、保安部、保洁部: (部门好多哦)
★未导入ISO9000质量管理体系的公司可不设品质部。
b) 组织架构的设置工作由公司总经理牵头组织制定,报董事会批准后执行。
c) 一般情况下,组织架构每年末可依据实际情况进行调整(确有调整必要时),由人事部组织各相关部门写出组织架构的运作情况提交总经理,由总经理召开办公会议议定,需对组织架构进行调整是时,报董事局审批后执行。
d) 各部门职责
★品质部职责
——负责员工的绩效考评工作;
——负责ISO9000质量体系文件的制定、编制、培训、实施监控与维持和改进;
——负责具体组织ISO9000质量体系内审和质量运行状态的检查与考核;
——负责ISO9000质量体系文件和资料的控制;
——负责处理其他与运作质量有关的事务;
——完成上级安排的其他工作。
★行政部职责:
——负责统筹管理公司的行政、后勤、车队、信息、及其他行政管理工作;
★人事部职责;
——负责公司的培训、调配、劳资工作;
——负责研究、制定公司人才战略;
——负责组织公司员工的岗前培训、专业培训;
——负责公司员工考勤与工资福利管理工作;
——负责处理公司的劳资关系;
——负责建立公司人才资料库;
——负责处理公司的各项投诉与倒塌化建议;
——完成上级安排的其他工作。
★财务部职责:
——负责公司财务活动的资金运作、成本核算、审计及各种财务结算工作;
——负责材料的验收、入库、保管及出库工作;
——负责公司固定资产与低质易耗品管理及清查工作;
——为总经理室的筹资决策和投资决策提供真实可靠的会计信息;
——负责与财务、税务、银行、工商等部门和客户的沟通联络;
——完成上级安排的其他工作。
★经营部职责:
——负责分供方的评审管理工作;
——负责对外采购工作;
——负责对外委托服务工作;
——负责自有物业租赁工作;
——负责商业信息的整理工作;
——完成上级安排的其他工作。
★公共事务部职责,:
——参与新接物业接管验收工作;
——负责住户入住、装修、报修、投诉、求助、回访工作的组织、接待处理工作;
——负责康乐文体、文化活动的组织、实施及设施的管理工作;
——负责住户邮件、包裹分发及物品代管工作;
——负责管理处与业主之间沟通协调的组织工作;
——完成上级安排的其他工作
★机电维修部职责:
——负责公用设备、设施和建筑物、场地的维修处理工作;
——负责编制各种设备、设施的维修保养计划并组织实施;
——负责住户家庭的维修工作;
——负责各类检测设备的管理;
——协肋参与设施设备的采购评审工作;
——负责水电的正常供应;
——完成上级安排的其他工作。
★保安部、消防管理中心职责:
——负责辖区范围内24小时保安服务;
——负责封闭小区人员/物品出入管理;
——负责对出租屋、辖区内三无人员、装修人员进行管理;
——负责交通及停车场管理;
——参与突发事件处置和火警、火灾抢救工作;
——负责防火管理;
——完成上级安排的其他工作。
★园林绿化部:
——负责规划辖区环境绿化美化及景点、小品的设置、保养;
——负责辖区绿化的养护、修整工作;
——负责园林花场苗木的培育工作;
——负责园林、绿化的病虫害防治工作;
——负责绿化机具的保养工作;
——负责为住户提供各类分化有偿服务工作;
——完成上级安排的其他工作。
★保洁部职责:
——负责辖区公共环境的清洁、垃圾回收、清运工作;
——负责办公楼宇室内外保洁、外墙清洁工作;
——负责公共设施的保洁工作;
——负责为住户提供各种清洁有偿服务工作;
——完成上级安排的其他工作。
(2) 岗位设置
a) 岗位设置的基本原则:
★直线管理、层级管理的原则:一般情况下,每个岗位只有一个直接上级,只对直接上级负责,只向直接上级汇报工作,避免多头管理;
★同一级别,不重复设置岗位的原则:一般情况下,部门有正职的原则上不再设副职;
★扁平化管理的原则:在层级管理的前提下,尽量减少管理层次,以提高工作效率。
b) 岗位的设置由总经理根据工作需要设定,不涉及调整架构的,由总经理批准后执行,涉及到组织架构的需报董事会审批后执行。
c) 增加新岗位设置后,由人事部拟定新岗位的职位描述报总经理审批,岗位描述应包括以下内容;
★工作范围
★层级管理中所处的位置
★岗位的性质(管理级、技术级或文职级);
★该岗位应具备的能力。
d) 岗位描述经总经理批准后,由品质 部跟踪岗位的工作范围,并在两个月内编制出与其岗位工作相关的标准作业规程。
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