(三)早期介入有利于后期管理工作的进行
物业管理企业通过早期介入,保证了设计、建造
(四)有利于树立物业管理企业的形象
如果接管与入住同步进行,物业管理企业即使再努力,也会被各项繁杂事务搞得焦头烂额,折腾不出头绪,并且容易忙中出错,以致严重影响物业管理企业的专业形象。
(五)有利于优化设计,完善设计细节
我国疆域广阔,地理环境与经济发展水平差距悬殊,这必然要对设计提出不同要求。比如在海南,高温时间较长,空调用电量特别大,尤其是一些商业大厦,就必须考虑电路和负荷问题。而在北方,特别是东北,就要考虑取暖。又如通常的铝合金窗移动的滑轨都是平口槽型的,但是沿海地区都有台风季节,台风夹着暴雨,就可能会使槽内浸水,并倒灌进屋,因此须对平口槽进行改进,变成外低内高,就可有效防止雨水进入。这些物业管理中的实际问题一般设计人员很难完全预料、估计,而有经验的物业管理企业却十分清楚。因此物业管理企业在项目设计阶段,从业主或使用人的角度,凭专业人士的经验对所管物业的设计进行审视,对不当之处提出修改方案,可优化设计,完善设计中的细节,避免一些在后期工作中难以解决的问题。
(六)有利于提高房屋建造质量
由于物业管理企业在物业使用与管理方面拥有第一手资料,对于楼宇在长期使用过程中所暴露出的各种质量问题十分了解,通过参与物业施工建设阶段监理,强化了施工过程中的质量管理与监控,并尽可能把房屋质量隐患消灭在建造过程中,从而提高房屋的建造质量。
四、前期物业管理中权利主体的相互关系
在前期物业管理阶段,由于入伙业主的介入,形成了开发企业、受托的物业管理企业以及业主三个权利主体共存的法律关系。开发企业与物业管理企业的行为规范有委托合同予以明确,而先期入伙的业主因为业主委员会尚未成立,那么,他们的合法权益该如何得以有效维护和保障呢?有关主管部门对此规定了开发企业与物业管理企业达成的前期物业管理委托合同须向行业主管部门备案,其目的就在于该合同要接受主管部门的监管和业主的认可。因此,买房人如果拒绝接受拟定的前期管理合同也就意味着物业买卖无法成交,这是对开发企业和物业管理企业最有效的制约。反之,业主一旦接受了这份合同的规定内容,也不必须在前期物业管理阶段服从物业管理企业依法依约进行的管理。
重视前期物业管理不仅仅是开发企业责无旁贷的使命,更是其经营理念的具体化。就项目开发与物业管理两大业务而言,前者所获利润的机会与程度胜于后者,而所承受的来自消费者方面的时间考验短于后者。在实践中,不难看出一些开发企业急功近利、对不得不为之的前期物业管理敷衍了事,以致于给日后常规物业管理造成诸多不便与隐患。实际上,物业的整体形象(包括它的前期管理水准)是开发企业经营业绩的活广告,消费者在现场选购物业时已通过亲自感受逐渐认识到物业管理的重要性和影响力,前期物业管理质量直接影响到他们消费行为。因此明智的开发商已经将前期物业管理作为营销策略的重要组成部分予以重视,推动物业的销售与出租,最终实现开发业绩的最大化。
就物业管理企业而言,在前期物业管理中能否形成良好的管理秩序,满足业主或使用人不断增长的服务需求,通过自身努力在业主或使用人中间树立有成效的管理者的良好形象,对于能否顺利促成业主委员会与物业管理企业达成正式委托管理服务合同关系重大。实践证明,物业管理企业唯有兢兢业业地做好前期管理与服务工作,对能通过业主们的考验,取得他们的信任,得到再一次的聘任,这是每一个物业管理企业不断拓展业务范围、努力塑造企业形象的必由之路。
五、前期物业管理与早期介入的区别
与前期物业管理不同的是,在此阶段之前所进行的一些物业管理业务,诸如设计图纸会审、工程设备验收,接管方案拟定等则划归物业管理的早期介入这一范畴。这是因为此时物业管理企业并不仅仅是依照物业管理委托合同行事,而是受开发企业之约,以从属者身份参与物业开发。因此,他们多半是以物业管理者审慎的思维角度
尽管我国现在对物业管理的早期介入尚未作出专门规定,但以长远发展的眼光来看,为有利于日后管理,无论是行业主管部门还是物业开发与管理企业都将达成这样一个共识:即充分认识到早期介入的重要性和必然性,并予以积极倡导和主动参与。有些物业管理企业提出了“物业管理应从图纸开始”的口号,表达了他们的参与意识和长远发展的战略眼光。需要强调的是:早期介入能否如愿,介入的时机、介入的程度均取决于开发企业。实践将会证明,根据各自的条件尽早介入物业的早期开发与管理必将成为开发企业明智的选择。
六、前期物业管理的主要内容
在前期物业管理阶段,出于各自利益的考虑,开发企业、业主和物业管理企业的需求和追求目标是不尽相同的。开发企业作为主要责任人,选聘物业管理企业的出发点是至少应保证物业在正式出售、交付使用后的保修期间能平安渡过,凭借对前期物业管理合同有关内容,精心设计和实施中的有效监管来保证前期物业管理达到一定水平,从而促使物业的推销与招租,圆满完成物业开发的全过程。而业主则把前期物业管理看作一种测试期,他们的基本要求是通过亲身感受来考核使用的环境效果和物业管理的质量,形成对物业管理企业经营实效的真实印象,为日后的选聘积累必要的经验。作为前期物业管理的实际执行者,物业管理企业是显示自己实力的“演习期”。管理水平是否达标有赖于业主的认可,其追求的最高目标是将前期物业管理在起步阶段就能纳入正常有序的发展轨道,争取与将要成立的业主委员会达成正式委托管理与服务合同,以扩大物业管理市场的占有率。前期物业管理的内容主要包括以下几个方面:
(一)管理机构的设立与人员的培训
物业的前期委托合同一经签订,物业管理公司则应落实该物业的管理机构以及管理人员。机构的设置应根据委托物业的用途、面积确定;人员的配备除考虑管理人员的选派外,还要考虑操作层(维修养护、保安、清洁、绿化等人员)的招聘。管理人员与操作人员一旦确定,则根据各自的职责进行培训,以便他们对所管理的物业、服务的对象、职责范围有所了解。
(二)规章制度的制定
没有规矩,不成方圆。必要的规章制度是物业管理顺利运行的保证。规章制度的制定应依据国家和政府有关部门的法律、法令和文件,结合本物业的实际情况,制定一些必要的适用的制度和管理细则,这是物业管理逐步成熟并走向规范化、程序化、科学化、法制化道路的重要前提,也是实施和规范物业管理行为的当务之急。例如,管理机构的职责范围、各类人员的岗位责任制、物业各区域内管理规定、用户(住户)手册等。这些文件和制度的制定应在业主和使用人入住以前完成。
(三)物业的验收与接管
物业的验收是依据国家建设部及省市有关工程验收的技术规范与质量标准对已建成的物业进行检验,它是直接关系到今后物业管理工作能否正常开展的一个重要环节。验收中发现的问题应明确记录在案,及时反馈给房地产开发企业,以便开发企业督促施工单位修整。物业接管是房地产开发企业向接受委托的物业管理公司移交的过程,移交应办理书面移交手续。开发企业应向管理单位移交整套图纸资料,以方便今后的物业管理和维修养护。在物业保修期间,接受委托的物业管理公司还应与房地产开发企业签订保修实施合同,明确保修项目、内容、进度、原则、责任和方式。
(四)进户管理
所谓“进户”,是指业主或使用人收到书面通知书,在规定期限内办理完结相应手续并实际入住,即将物业正式交付业主或使用人使用。
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