经常保持与被顾问方进行沟通,及时了解项目的所有信息,根据甲方公司要求与项目工程进度有计划的开展每一阶段工作,以便及时调整工作思路。“作为顾问方,是想请顾问帮忙做事的,不是请你们来唱对台戏的,所以顾问人员在工作时要配合甲方的工作;但如果你们什么都听我们甲方的,那我们就没有必要请顾问公司了,顾问在专业上一定要提出专业性的指导意见”(引用被顾问方项目老板的原话)。所以我们要充分利用我们物业管理经验和专业知识,有预见性的提出各项合理化建议,要分析其中的利与弊,同时罗列出多种改进方法,并征得甲方的认可后,再进一步跟进建议方案的完全实施,只有这样一个合理化建议才能算是基本完成。
管理要留痕迹,所以各项管理最好是形成书面的文本,如:建议函、培训记录(包括培训签名表)、工作计划、工作总结、会议纪要,送递文件资料等等,并要求有人签收。文(函)的文本一定
需要每月定期对项目进行考评,并就各专业所涉及的内容、范围进行全面检查,指出问题,分析原因并提出整改意见,跟踪纠正落实情况。顾问人要善于总结,在总结中发现问题,并及时改进,只有这样顾问工作效率才能不断提高。
顾问收尾阶段:
当物业管理顾问期临近结束时,为了保证顾问项目合作双方的共同利益,维护顾问方企业品牌,顾问项目必须做到有始有终,顾问方公司与顾问项目组人员即应当做好项目的收尾工作,以便能使顾问项目有一个圆满的收尾。
顾问项目收尾作为顾问管理生命期的最后阶段,主要工作包括:项目评审;收集、整理、归档项目文件;决算顾问项目的实际费用;总结顾问项目的经验教训;明确顾问项目后续工作(顾问监管期)的负责人;递交顾问项目结束的信函。
顾问项目收尾工作可以分为二个方面:项目评审、顾问工作总结。
一、项目评审
1、对顾问人员在顾问期内已完成的工作结果重新、全面地进行审核,检查、落实项目计划范围内的各项活动完成情况?具体如:
① 顾问方案编制、提交及执行情况
② 建议函递交、回复及落实情况、
③ 项目月度工作计划及完成情况报告
④ 各专项工作完成情况
⑤ 顾问期各类工作记录
2、对顾问服务效果进行整体评估。
评估顾问服务效果,最客观、公正、全面、有效的方法就是评价被顾问公司的整体运行状况,通过对被顾问公司的运作管理现状来审视评价顾问项目工作业绩。
3、分析顾问工作甲方满意度指标。
在顾问期间,顾问方公司一般都会每季度向被顾问公司发放《顾问工作质量考核表》,顾问项目收尾时,该表亦可作为顾问项目评审的依据之一。
4、对照顾问服务合同的各项条款要求,逐一检查是否按照合同约定完成了这些工作。
5、费用核算:
与被顾问公司结算顾问费尾款;决算顾问期的实际费用。
二、顾问项目工作总结
收集、整理顾问项目文件,发布项目信息,总结经验教训等。每个项目,无论是成功或是失败,都应当被看作是一次学习的机会。行政收尾最重要的工作是收集、整理、编辑、存档项目相关的所有文件,如项目所在地物业管理市场调研报告及相关行业信息资料、顾问期工作图片、顾问书、建议函、工作计划、工作报告、工作总结、工作信息等。
目的一是为日后查阅项目的有关情况提供依据,二是为将来实施类似顾问项目提供借鉴。最好还要求顾问项目经理以书面形式总结出顾问项目管理过程中的经验教训,做得好的可推广到其他项目中去;做得不好和今后应避免;对本项目顾问期间发生的一系列案例,进行整理总结。这样既使顾问项目管理者自身得到提高,同时也可为后来顾问项目人员提供借鉴。
后期跟踪阶段
现场顾问结束后,顾问工作进入后期跟踪阶段。这一阶段的工作,对顾问公司来说,实际上是前面所有工作的巩固。在此阶段,顾问公司可不定期派遣顾问团到项目现场进行检查,并就各专业相关内容在运作中存在的问题或不足,提出书面整改意见及建议。
以上的整个驻场顾问工
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