物业公司保密制度

本文提要：本保密管理制度与会议管理制度、文档管理制度、绩效考核管理制度等配套使用,本条例对其他管理制度的保密方面具有指导性;

    物业公司秘密是关系公司权力和利益,依照特定程序确定,在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。公司保密工作,实行既确保秘密又便利工作的方针。对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显着的部门或职员实行奖励。
    1.目的
    为保守公司秘密,维护公司权益,特制定本制度。
    2.职责
    总经理负责保密级以上资料的复制、摘录、携带外出等的审批。
    总经办负责保密制度的监督与管理。
    3.过程与方法控制
    3.1.公司秘密包括下列内容:
    3.1.1.公司重大决策中的秘密事项;
    3.1.2.公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策
    3.1.3.公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。
    3.1.4.公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。
    3.1.5.公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。
    3.1.6.公司职员人事档案,工资性、劳务性收入及资料。
    3.1.7.业主资料;
    3.1.8.公司规定不公开的财务、银行账户账号;
    3.1.9.其他集团公司或公司管理层确定应当保守的公司秘密事项。
    3.1.10.公司职能部门/项目内部来往资料文件。
    3.1.11.一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等公开性文件不属于保密范围。
    3.2.公司秘密分级:
    公司所有的档案资料,须按其秘密等级标明相应的字样(一般分为绝密、机密、保密、内部资料、公开资料五组),分门别类放置,www.dichanshequ.com列成清单,便于查阅使用。由指定的专人负责印制、收发、传递、保管。合理划分、确立密级、该保密的必须保密,该公开的必须公开。
    3.2.1绝密是最重要的公司秘密,泄露会使公司的权力和利益遭受特别严重的损害;代码S
    3.2.2机密是重要的公司秘密,泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害;代码A
    3.2.3秘密是一般的公司秘密,泄露会使公司的权益和利益遭受损害。代码B
    3.2.4内部资料:泄露会使公司利益遭受一般损害;代码C
    3.2.5公开资料:公开有助于公司利益。代码D
    3.3 密级的确立
    依据保密分级表确立各类文件资料的密级。
    3.3.1公司各职能部门/项目负责人对其产生的文件资料,提出定级意见,确立后均在文件右上角编号最后一位注明,每季度由总经办核实密级。
    3.3.2属公司秘密事项但不能标明密级的,通过口头通知、传达接触范围内的人员。
    3.4 密级变更及解密:
    3.4.1因工作需要或环境变化,需要变更密级的,由原产生密级职能部门/ 项 目负责人提出申请, 交总经办批准变更。
    3.4.2对尚在保密期的文件事项,因工作需要或环境变化,需公开的,由原产生密件职能部门/项目负责人向总经办提出申请,经公司总经理批准解密。
    3.5 保密措施:
    3.5.1公司与长期接触秘密文件资料的员工签定保密协议。
    3.5.2公司设专人分管保密工作,有条件的专门设立保密室。公司各职能部门/项目备专人或兼管负责保存保密材料;
    3.5.3公司全体员必须贯彻执国家有关安全和保密法律、行政法规和纪律;
    3.5.4保密档案室(柜)为公司重要工作场所,任何无关人员未经许可不得接触;档案室(柜)内一切设备、设施,未经许可不得使用或随意翻动;
    3.5.5定期检查保密场所的电器设备、防盗、消防器材的完好状态,确保秘密档案材料的安全;
    3.5.6对保密材料须专门登记入册,并定期清查,防止丢失和错漏;
    3.5.7传阅保密材料由指定人员统一掌握,划定传阅范围,不得自行扩大,不得让无关人员阅看,控制传阅件的行踪,以防丢失;
    3.5.8保密材料不得私自复制,复印件视同原件管理,复印过程的废纸应及时销毁。
    3.5.9保密材料严格按领导批准的数量打印或印刷,不得擅自多印多留;草稿视同原件一样管理。打印过程形成的废纸、废件应及时销毁;
    3.5.10传递密级材料应专人专送,中途不得办理无关事项,密件不得携入不利  于保密的场所;
    3.5.11做好公司重要会议的保密工作。会址应选择有利于保密的地方,严格控  制无关人员进入,严禁滥发会议文件,检查有无遗留材料、笔记本;
    3.5.12公司文件不能随意放在桌面上和其它暴露的地方,如暂不阅读或离开办 公室时,要将文件锁好。公司的重要文件原则上不准携带外出,限在办公室作用,用后应随手入柜加锁及在规定限期内归还。
    3.5.13注意在通讯和办公自动化中的保密工作。不在无保密措施的电话、传真 机上传递保密材料;
    3.5.14严格限定密件的接触范围。凡查阅公司密级材料,一律须向总经办办理申请批准手续和登记手续,方可使用文件调阅单;
    3.5.15对保密内容未经许可,不得擅自摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏; 否则由此造成的后果由当事人承担责任;