技术学院后勤管理处文件资料管理办法

技术学院后勤管理处文件资料管理办法提要：文件的移交、归档：主要是指各科室收集汇总的文件移交处室统一保管，即二级管理转交给一级管理，归档的文件必须是办理完毕和结案的文件材料

源自 于建筑资料

　　技术学院后勤管理处文件资料管理办法

　　为使后管处及各科室资料管理更规范化、制度化，确保归档材料完整、准确、系统，更好地为后勤管理工作服务，根据学院档案管理部门的规定，结合我处实际情况，特制定本办法。

　　后管处资料管理工作实行二级管理体系，“一级管理”是指处室档案资料的综合管理，“二级管理”是指科室在工作过程中形成的各类文件资料的管理。

　　一、“一级管理”和“二级管理”的文件资料：

　　“一级管理”的资料主要包括：

　　1、上级机关、学院、相关部门的发文以及后管处的行文，后管处的工作计划、工作总结、招标文件、合同协议、会议纪要、申请报告等文件；

　　2、后管处组织的各项活动中形成的文件；

　　3、各科室定期收集交处室归档的资料；

　　4、新校区建设资料；

　　5、后管处在其他工作中形成的文件资料，如后勤党支部工作、节能工作、安全工作、廉政建设工作、固定资产管理工作等；

　　“二级管理”的资料主要包括：

　　1、综合科主要包括：①综合科的工作职责、工作制度、会议纪要、联系单、签证单、审批单、整改通知单、申请报告；②爱卫会的工作台账；③物管餐饮商务监管考评的工作台账；④绿化方面资料；⑤单身教工宿舍的管理及水、电、气的计量资料；⑥教职工购房补贴资料等等。

　　2、基建科主要包www.dichanshequ.com括：①基建科的工作职责、工作制度、会议纪要、联系单、签证单、审批单、整改通知单、申请报告；②基建零星项目的全套过程资料；③设备、管线维修监管考评台账等等。

　　3、卫生所主要包括：①卫生所的工作职责、工作制度、会议纪要、审批单、申请报告；②门诊台账；③药品采购审批表、药库管理台账；④医保管理台账；⑤学生教职工体检、预防接种资料；⑥计划生育、独生子女、妇幼保健、儿童统筹、健康教育等工作台账等等。

　　二、文件资料分类：（除处室行文外）

　　A类文件资料包括：向上级部门申报的相关资料，如申请报告、审批表；

　　B类文件资料包括：与学院相关部门之间的各类工作联系；

　　C类文件资料包括：处室或科室内部使用管理文件，如工作职责、工作制度、各项台账记录；

　　三、文件资料管理的具体工作：

　　主要包括：文件的起草、编号、审批、收集分类、移交归档、查阅借用等方面。

　　1、文件的起草：各科室的各类文件，均应按统一格式起草。

　　2、文件的登记：按不同的文件类型编制目录及时登记。

　　3、文件的编号：后管-科名（处、综、卫、基）-类别（A、B、C）-年份（06）-序号。

　　4、文件的审批：需相关部门、院领导审阅的文件（招标书、合同协议等），必须在首页上《              审阅记录》，以便记录审阅意见。

　　5、文件的收集、分类：主要包括部门内和部门外的两大文件的收集工作，其中内部文件主要包括七大类：①合同协议；②会议纪要；③工作联系单（签证单、验收单、整改通知单）；④申请报告；⑤招投标；⑥工作计划、工作总结；⑦工作台账；外部文件主要包括：相关部门传递读阅文件等。

　　6、文件的移交、归档：主要是指各科室收集汇总的文件移交处室统一保管，即二级管理转交给一级管理，归档的文件必须是办理完毕和结案的文件材料，尽可能提供文件材料与相应的电子文件一并归档。每年度分6月底和12月底两次集中归档资料，如有特殊情况，双方当事人可协商另定时间移交档案，归档资料中若有文件需经常调用查阅，则部门应自行复印一份留用备查。资料移交验收合格后，完成《资料移交清单》的填写、签字工作，移交清单一式2份，一份交移交人，一份由接受人自存。

　　7、文件的查阅、借用：文件资料的查阅、借用须办理登记手续，比较重要的文件资料应经领导批准，且复印留底，防止丢失。

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