物业公司文书管理标准作业规程(四)提要:正文:是文件的主体部分。文件制发的目的和根据,讲述什么事情,解决什么问题以及办法和要求,都要在正文中阐述清楚
文章 来源 www.dichanshequ.com物业公司文书管理标准作业规程(四)
1.0目的
规范文件分类、编号、拟制、审批、用印、收发处理工作。
2.0适用范围
适用于物业公司及下属项目、部门的文书管理工作。
3.0职责
3.1总经理负责所有发文审批。
3.2部门经理负责本部门文件的拟制与审核。
3.3人事行政部负责公司文件格式及内容的审核打印、文号管理、用印管理、。收发及归档工作。
4.0程序要点
4.1公文格式。
4.1.1公文种类。
(1)按《国家行政公文管理与处理办法》有关规定要求,常用行政文书包括:命令、指令;决定(决议);指示;公告、通告(布告);通知;通报;请示;批复;函;会议纪要;计划;总结。
(2)根据物业管理特点,可引入以下文件类别:
上行文:请示、报告、计划、总结;
下行文:批复、决定、通知、通告、通报;
平行文:函、会议纪要。
4.1.2文件标题:
(1)行政发文统一使用以上文件类别,字间距要适当,以清晰、美观为原则;
(2)标题统一使用2号黑体字,放在公文纸间隔线以下,文号上方居中位置。
4.1.3发文字号:简称文号,包括机关代字、年号和顺序号三项内容:
(1)根据发文顺序及发文时间对文件编号。
(2)物业管理公司文号作为以下统一规定。
物业公司文号:如:昌达物发[2000]15号,是指物业管理公司2000年所发的公司第15个文件。
(3)文号统一使用5号宋体字,放在文件标题下一行的偏右位置。
(4)公司文号由人事行政部统一管理。
(5)其他部门发文部门需到人事行政部登记领取文号后,方可发文。
4.1.4秘密等级和紧急程度,用来确定公文发送方式及办理速度:
(1)普通文件不加注明;
(2)秘密文件必须在文件的左上角位置注明“秘密”字样;
(3)急件必须在文件的左上角位置注明“急件”字样;
(4)为示区别,一般用红色字体进行标注,统一使用2号宋体字。
4.1.5主送机关:是指用来处理或答复公文中有关问题和有关事项的机关;
4.1.6应放在文号下方,正文之上,专行顶格,结尾用“冒号”;
4.1.7主送机关不止一个时,要按其机关级别的高低、职权范围大小依次排列,中间用“顿号”隔开;
4.1.8根据文件内容量,一般选择使用4号或小4号宋体字。
4.1.9正文:是文件的主体部分。文件制发的目的和根据,讲述什么事情,解决什么问题以及办法和要求,都要在正文中阐述清楚:
(1)正文文字一律自左而右横排;
(2)要合理地划分段落、正确使用标点符号,每段开头空两个字;
(3)正文字体与主送保持一致。
4.1.9附件:通常指随正文发出的补充说明
(1)如果该文件有附件的,应在正文之下、机关落款的左上侧,专行空两格注明“附件:×××”字样;如果附件较多,还须编上序号1、2、3……末尾用分号,最后一个附件用句号结束;文件无附件的无须注明;
(2)要写明附件的全称;
(3)附件字体与正文相同。
4.1.10落款:指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的,要用负责人姓名(前面冠以职务身份)署名:
(1)落款一般放在正文(或附件标记)的右下角,相当于书信中具名的位置;
(2)如果正文恰好占满全页,落款必须放在另页空白纸上时,并在其上面加注一行“(此页无正文)”字样;
(3)落款字体与正文相同。
4.1.11日期:
(1)一般应写发文日期;
(2)会议通过的文件应写会议通过的日期;
(3)重要的文件应写签发的日期;
(4)日期的字体与正文相同,放在落款下面正下方位置。
4.1.12盖章:是发文机关对文件负责的标志,是文件合法生效的标志,一般情况下文件都应加盖印章(单位经理署名除外):
(1)盖章应在公文打印校对完之后进行,由管理印章的工作人员经手
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