物业管理公司公文管理制度（七）

物业管理公司公文管理制度（七）提要：各类文稿均应符合公文规范，做到公文种类正确，标题完整，格式规范，内容简明，措辞妥当，发送单位清楚，附件齐备

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　　物业管理公司公文管理制度（七）

　　第一条 总则

　　1．山东XX物业管理有限公司公文是公司同国家机关、社会组织、其他企事业单位之间以及公司内各部门之间，建立正式信息沟通渠道的主要文字工具。为使公文管理制度化、规范化，特制订本制度。

　　2．公文处理必须做到准确、及时、安全。

　　3．各类文稿均应符合公文规范，做到公文种类正确，标题完整，格式规范，内容简明，措辞妥当，发送单位清楚，附件齐备。

　　4．一般不能越级行文，呈报的公文应一文一事，正式行文及签署合同的应使用公司或项目名称全称。

　　第二条 公文分类

　　1．行文分类要求

　　1）按收文和发文对象，分为对外行文和内部行文；

　　2）按是否编号，分为编号文和不编号文；

　　3）编号文按刊印方式，分为公司发文和内部刊物；

　　4）按公文保密等级，分为绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。

　　绝密：公司董事长签发的相关文件；

　　机密：公司副总经理签发的相关文件；

　　秘密：在公司一定范围内执行、下发的其他文件；

　　2．介绍信

　　1）公司办公室是公司（项目）介绍信的管理者。介绍信由专人管理。凡需要出具者，须经部门经理以上级领导批准；

　　2）开具的介绍信要有编号并加盖骑缝章；

　　3）不允许开具空白介绍信；如确有必要，须征得公司领导授权人同意；

　　4）介绍信存根应妥善保管、归档；

　　5）因情况变化，介绍信领用人没有使用介绍信，应即退还；

　　6）如若发现介绍信丢失，领用人应立即向部门经理或办公室报告，及时采取相应措施；

　　3．内部出版物

　　内部固定出版物是以公司或下属部门和公司的名义编发、采用自定刊头和单独编号。（如："山东XX物业管理有限公司内刊"、"客户通讯"）

　　4．不编号文的范围

　　1）有关公司内部日常事务的文书：如例行会议和活动的一般性通知；

　　2）由个人署名（注明所任公司职务）或以公司及下属部门和公司的名义向个人发出的非正式函件；

　　3）非正式对外发出的下列文书材料：为有关部门和机构及其负责人代拟的文稿；学术性、知识性资料；其他非正式材料；

　　4）内部管理规章制度、工作总结和业务规划等；

　　5）备忘录和其他不需要编号的对外行文和内部行文。

　　第三条 收（发）文

　　1.实行收、发文登记管理制度。需要分别记入"收、发文登记簿"的公文包括：

　　1）收文类：限时专送件、挂号信、特快专递、汇款单、属公文类的文件和传真等；

　　2）发文类：公司下发的文件，寄出的商务信函、以公司名义下发或对外发出的商务传真以及需由办公室转发到各部门、各项目的传真；

　　2.公文传真的收、发（除各部门可自行发送的传真）均由前台负责；

　　3.除急件外，前台每日下午3：00前将各部门提交的需发送的信件汇总发出；

　　第四条 公文格式

　　1.凡以山东XX物业管理有限公司的名义对外、对内发出的正式公文，一律采用公司统一印制的公文纸；

　　2.公司内部行文采用统一印制的"内部联络单"；

　　3.各部门对总经理呈送的报告，采用统一印制的"呈报批示单"；

　　4.公文一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、主送（报）单位、正文、附件、印章、发文时间、抄送（报）单位等部分组成。如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序；

　　5.公文纸一般用A4型，左侧装订；

　　6.字体字号选用：

　　公文版头为小初号加黑宋体字；

　　公文大标题选用二号(小二号)宋体字；小标题选用三号宋体字；

　　公文正文、抄送、抄报、印发说明、附件说明等均采用四号宋体字；

　　密级采用三号黑体字。

　　第五条 公文办理

　　1.草拟公文

　　1）首页要使用公司统一的公文格式；

　　2）人名、地名、数字、引文要准确。时间应写具体的年月，年份要写全，统一用汉字书写，如二零零四年五月八日；

　　3）公文中的数字，除发文字号、统计表、

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