物业管理公司档案管理制度（九）

物业管理公司档案管理制度（九）提要：综合档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各管理处由兼职档案管人员负责档案的收集、整理和移交工作

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　　物业管理公司档案管理制度（九）

　　第一条 总则

　　1.为规范公司档案管理,更有效地为公司的各项工作的顺利开展服务，特制定本制度。

　　2.本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、音像资料，包括：国家政府部门重要公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他专门档案（人事档案等）。

　　3.公司对档案实行集中统一管理。

　　第二条 档案管理架构

　　1.公司档案管理由办公室主管，设立综合档案室。

　　2.综合档案室由办公室档案管理员负责管理，各管理处设兼职档案管理人员。

　　3.综合档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各管理处由兼职档案管人员负责档案的收集、整理和移交工作。

　　第三条 档案分类：

　　1.文书类档案

　　1）政府部门各类文件

　　2）公司对外、对内各类正式发文

　　3）法律公文

　　4）广告策划文案

　　2.工程技术类

　　1）设备设施档案

　　2）招投标档案

　　3.财务类档案

　　4.合同类档案

　　5.公司各类证照

　　6.影音类文件

　　第四条 归档工作流程

　　1.档案工作分为八个环节：收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、利用。

　　2.各管理处以管理项目为单位，按档案分类要求，在第一时间将文件、证照原件整理后，负责移交至公司综合档案室归档。

　　3.各管理处按要求建立档案，做好档案登记目录，经管理处负责人审签后，及时交送公司综合档案室备查，并依据要求将档案原件移交公司综合档案室。如管理处确需留存原件的，应与公司综合档案室办理档案借阅手续。

　　第五条 归档要求

　　1.归档文件必须完整齐全。

　　2.归档文件必须按规定分类、整理、编目。

　　3.档案编目

　　1）文书类档案：年度+（项目）部门或管理处+案卷号

　　如：2004/市场/001

　　2）工程类档案：年度+项目+档案分类+案卷号

　　如：2004/百事可乐/项目/001

　　3）财务类档案：会计年度设置

　　4）合同类档案：部门（项目）+合同类型+年份+案卷号

　　4.归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸类的传真件、复印件均不能归档。

　　5.音像档案要求:磁带、录像带、光盘要原版；计算机软盘、光盘要可运行。音像档案采取总登记方式（登记表见附件2）：

　　1）照片、底片要求清晰完整，并附有说明文字材料，包括事件、时间、人物、背景、摄影者五要素。

　　2）录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签注明：题目（内容）、制作日期、制作人、盘数、序号等。

　　第六条 档案借阅、移交

　　1.公司档案室档案原则不外借其他单位，如确需外借需经公司主管副总批准。

　　2.借阅档案、证照一律办理借阅手续。档案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、复印及转借他人。

　　3.各管理处只能借阅本部门形成档案，若跨部门借阅，须经档案主管部门负责人批准。

　　4.公司档案管理人员在调离岗位、或离职时，由办公室主任负责监督办理档案的交接工作,将档案移交表填写清楚。

　　第七条 保管和保密制度

　　1.存放档案的档案柜排放整齐；采用统一的档案盒，且要求标识明确。

　　2.档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。

　　3.档案的保密严格执行档案保密制度，采取相应保管措施。销毁档案要由专人监销，防止泄密。

　　4.节假日期间，档案库房、档案柜要加封条。

　　第八条 附则

　　工程档案、财务档案管理制度细则由部门另行制定。

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