管理处公文、资料管理规程

管理处公文、资料管理规程提要：管理资料：为业主/用户提供服务所需的文件，如政府部门或上级管理机构发布的各类法律、法规、条例

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　　管理处公文、资料管理规程

　　1目的

　　确保对文件和资料(包括电子媒体方式形成的资料)进行规范、科学的管理。

　　2  适用范围

　　适用XX嘉园管理处所有公文、资料的管理，包括公文、物业资料、业主/用户资料、财务资料等。

　　3 职责

　　3.1客服中心设专人负责公文、资料的管理。

　　3.2客服中心负责所有公文、资料、书籍等的控制及归档管理工作。

　　3.3客服中心负责质量体系文件的存档工作。

　　4质量要求

　　4.1文件资料管理全过程

　　4.1.1 文件资料的归档范围

　　A.行政文书：外来文件、内部文件、对外发文、外部来函、专业书刊、合同正本、备份软盘、相关报纸。

　　B.人事劳资：员工档案、培训档案。

　　C.经营财务：经营合同、财务资料。

　　D.业主/用户管理：业主/用户资料、装修审批资料、服务协议、业主/业主/业主/用户变更情况等。

　　E.工程技术、设施设备管理：竣工验收资料（图纸、说明书、质量保证书、公共设施设备验收资料）、建筑物使用功能改造及结构变更资料、房屋及公用设施修缮养护资料（大、中修年度计划、预算、审批、执行、验收等记录）、接管验收资料、功能结构改造及重点部位的维修资料、设施设备管理及技术资料、产权基本资料、设备运行维护保养资料。

　　F.管理资料：为业主/用户提供服务所需的文件，如政府部门或上级管理机构发布的各类法律、法规、条例，须引用或参考的标准等外来文件，以及业主/业主/用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等。

　　4.1.2文件资料的归档要求

　　A.归档时必须进行认真查验，并办理交接登记手续，同时必须确保文件资料的完整性、系统性、准确性和真实性。

　　B.归档的文件属自有文件或经济文件必须是原件，在特殊情况下可使用复印件，但必须附上说明。

　　C.归档文件必须进行科学分类、立卷(格式见标识一)和编号，档案目录应编制案卷目录、卷内目录。

　　4.1.3文件资料的保管

　　A.资料在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左而右，自上而下地排列，以便于管理和查找。

　　B.资料存放应做到防火、防盗、防潮、防虫、防尘。

　　C.胶片、底片、光碟等特殊资料需用特制的密封盒或专用卷盒。

　　D.每年年底进行一次对库存档案的清理、核对和保管质量检查工作，对破损或变质档案要及时进行修补和复制。

　　4.1.4档案盒的运用(格式见标识二)

　　4.1.5档案资料的借阅

　　A.文件调阅权限：

　　a)财务资料除主任外，非财务人员查阅财务档案资料须经客服中心负责人及主任批准，财务人员因工作需要借阅的须经客服中心负责人批准。

　　b)查阅员工档案须由客服中心负责人批准。

　　c)查阅工程技术、设施设备档案、业主/用户档案、非工作范围内的质量管理文件须由管理处负责人批准。

　　B.本管理处人员调阅超出权限，或涉及机密的档案资料时，应填写《借阅申请单》，资料员按照阅档批准权限办理手续后借出并在《借阅登记表》上作好记录。文书档案只阅不借，科技档案借出后20日内归还，书籍45日内归还，如需长期使用者，须归还后办理续借手续。

　　C.外借档案资料不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。服从档案管理人员管理，在借阅范围内借阅，仅供阅览的档案资料只在办公室内查阅，不准携带回家。保密档案阅读后不允许相互泄露。

　　D.借出和归还档案资料时，应办理清点、登记手续，由档案管理人员和

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