物业程序文件：文件资料管理程序

物业程序文件：文件资料管理程序提要：行政文件：公司级人事任免、奖惩决定、对内外发文等以红头文件形式发布，公司日常往来函、公司级会议纪要

源自 于建筑资料

　　物业程序文件：文件资料管理程序

　　1.目的

　　规范公司和各管理处/部门文件资料的管理，确保文件资料处于受控状态。

　　2.范围

　　适用于公司各管理处/部门文件资料的管理。

　　3、定义

　　无

　　4.职责

　　部门/岗位工作职责频次/时间

　　总经理审批公司红头文件，必要时对各管理处/部门收到的外来公文提出处理意见。1个工作日

　　分管负责人必要时对分管管理处、部门收到的外来公文提出处理意见。1个工作日

　　管理处/部门负责人审批以本管理处/部门名义发布的文件。

　　对本管理处/部门收到的外来公文提出处理意见。及时

　　经办人员编制需发布的文件、办理文件规定的相关事项。及时

　　文件管理员文件的管理、控制。及时

　　办公室负责对物业公司级行政文件、其他文件、外来公文的管理、控制及时

　　5.方法及过程控制

　　5.1文件的分类

　　5.1.1行政文件：公司级人事任免、奖惩决定、对内外发文等以红头文件形式发布，公司日常往来函、公司级会议纪要、管理处/部门级行政文件以非红头文件形式发布。

　　5.1.2业务文件：包括各类管理制度、组织架构、职务说明书等。

　　5.1.3其他文件：包括新闻稿件、宣传海报等（不需编号）。

　　5.1.4外来文件：包括外来公文和外来标准/法规。外来公文指政府部门、上级公司下发的公文。外来标准/法规指政府部门制定的与公司业务有关的各种行业标准、管理/技术标准、法律法规；上级公司下发的各种管理制度等。

　　5.2文件的编码及格式

　　5.2.1公司级行政文件编号方法为：物总字【年度】序号，序号为三位数。须经办公室审批、统一管理。红头文件格式如下：

　　红色文件头

　　编号（小四宋体）

　　文件名称（小二号黑体、加粗）

　　文件内容（小四号宋体）

　　签署人（四号宋体）

　　（小四号宋体）             zz物业管理有限公司

　　（小四号宋体，中文数字）   二○○五年六月七日

　　5.2.2  部门级行政文件编号方法为：部门/管理处简称【年度】序号，序号为三位数。部门/管理处简称如：办公室、品质、财务、经管、世贸、城花、都花、新城、美树、水晶城、东丽湖、西青，如增加新部门/管理处，由品质管理部确定部门简称。格式为：

　　物业公司文件（小三号黑体、加粗）

　　文件编号（四号黑体）

　　文件名称（小二号黑体、加粗）

　　文件内容（小四号宋体）

　　（小四号宋体）    zz物业管理有限公司

　　（小四号宋体）    部门/管理处名称

　　（小四号宋体）    签名：

　　（小四号宋体，中文数字）   二○○五年七月十五日

　　注：业务部门文件的字体须符合以上要求，字号可根据具体情况确定，但须保持文件各部分字号大小的协调性。

　　5.2.3业务文件格式

　　5.2.3.1组织架构和职务说明书

　　XXXXX组织架构/职务说明书（三号黑体、加粗）

　　部门/管理处简称-年度-编号（每年从01开始）（小四黑体）

　　文件内容（宋体）

　　编制：               审核：         审批：   （宋体）

　　年  月  日          年  月  日       年  月  日（宋体）

　　5.2.3.2各类管理制度

　　A.文件表头样式

　　***（管理处/部门名称）管理制度编号TJzzWY（部门简称）-XXX

　　名称版本

源自 于建筑资料