物业管理公司文书管理标准作业规程(五)

物业管理公司文书管理标准作业规程(五)提要：落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名

　　物业管理公司文书管理标准作业规程(五)

　　1.0目的

　　规范文件分类、编号、拟制、审批、用印、收发处理工作。

　　2.0适用范围

　　适用于物业管理有限公司及下属管理处各部门的文书管理工作。

　　3.0职责

　　3.1总经理负责所有发文审批。

　　3.2部门经理负责本部门文件的拟制与审核。

　　3.3行政部主管负责公司文件格式及内容的审核，用印管理。

　　3.4行政部文员负责公司文件收发及归档。

　　3.5管理处经理负责管理处文件审批。

　　3.6行政部负责文件的打印及文号的管理工作。

　　4.0程序要点

　　4.1公文格式。

　　4.1.1公文种类。

　　a)按《国家行政公文管理与处理办法》有关规定要求，常用行政文书包括：命令、指令；决定（决议）；指示；公告、通告（布告）；通知；通报；请示；批复；函；会议纪要；计划；总结。

　　b)根据物业管理特点，可引人以下文件类别：

　　--上行文：请示、报告、计划、总结；

　　--下行文：批复、决定、通知、通告、通报；

　　--平行文：函、会议纪要。

　　4.1.2文件标题：

　　a)行政发文统一使用以上文件类别，字间距要适当，以清晰、美观为原则；

　　b)标题统一使用2号黑体字，放在公文纸间隔线以下，文号上方居中位置。

　　4.1.3发文字号。简称文号，包括机关代字、年号和顺序号三项内容。

　　a)根据发文顺序及发文时间对文件编号。

　　b)物业管理公司文号作为以下统一规定。

　　--物业公司文号：

　　××发［×××××］××号

　　文件序号

　　发文日期，前两位为年份

　　公司代号

　　如：物发[000430]15号，是指物业管理有限公司2000年4月30日所发的公司第×个文件；物管发「001121」92号，是指物业管理处2000年11月21日所发的管理处第92号文件。

　　c)文号统一使用5号宋体字，放在文件标题下一行的偏右位置。

　　d)公司文号由行政部统一管理。

　　e)发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。

　　4.1.4秘密等级和紧急程度，用来确定公文发送方式及办理速度：

　　a)普通文件不加注明；

　　b)秘密文件必须在文件的左上角位置注明"秘密"字样；

　　c）急件必须在文件的左上角位置注明"急件"字样；

　　d)为示区别，一般用红色字体进行标注，统一使用2号宋体字。

　　4.1.5主送机关。是指用来处理或答复公文中有关问题和有关事项的机关：

　　a)应放在文号下方，正文之上，专行顶格，结尾用"冒号，'；

　　b)主送机关不止一个时，要按其机关级别的高低、职权范围大小依次排列，中间用"顿号"隔开；

　　c）根据文件内容量，一般选择使用4号或小4号宋体字。

　　4.1.6正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚：

　　a)正文文字一律自左而右横排；

　　b)要合理地划分段落、正确使用标点符号，每段开头空两个字；

　　c）正文字体与主送机关保持一致。

　　4.1.7附件。通常指随正文发出的补充说明材料：

　　a)如果该文件有附件的，应在正文之下、机关落款的左上侧，专行空两格注明"附件：×××"字样；如果附件较多，还须编上序号1、2、3……末尾用分号，最后一个附件用句号结束；文件无附件的，无须注明；

　　b)要写明附件的全称；

　　c)附件字体与正文相同。

　　4.1.8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名（前面冠以职务身份）署名：

　　a)落款一般放在正文（或附件标记）的右下角，相当于书信中具名的位置；

　　b)如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上面加注一行"（此页无正文）"字样；

　　c)落款字体与正文相同。

　　4.1.9日期：

　　a)一般应写发文日期；

　　b