物业管理公司档案管理标准作业规程(五)提要：管理处运作档案（各部门运作相关记录；业主违章、投诉、报修处理记录
来源自合同范文物业管理公司档案管理标准作业规程(五)
1.0目的
规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。
2.0适用范围
适用于物业管理公司各类档案的管理。
3.0职责
3.1总经理审批档案的借阅申请及销毁清单。
3.2行政部主管监督档案管理的实施工作。
3.3档案管理员负责档案的日常管理工作。
4.0程序要点
4.1档案的编号。
4.1.1公司编号为：CSHY
4.1.2部门编号：
a)行政部编号为：XZ
b)人力资源部编号为：RL
b)财务部编号为：CW；
c)管理部编号为：GL；
d)工程维修部编号为：GC；
e)市场拓展部编号为：SC
f)品质督察部编号为：PZ；
4.1.3年份编号：引用年份序号2000、2001、2002……
4.1.4档案顺序号：采用阿拉伯数字取三位有效数字-001、002、003……
4.2档案的分类。
4.2.1区分全宗，按问题分类法划分，全宗可分为以下八类。
a)业主档案，包括：
--经业主签署后的《业主公约》；
--经业主签署后的《消防安全责任书》；
--《业主家庭情况登记表》；
--《钥匙领用登记表》；
--《业主证领用登记表》；
--《业主入住验房表》；
--《装修申请表》、《装修安全责任书》、相关图纸及装修施工队资料；
--《违章处理通知单》及处理结果资料；
--业主的有关证件复印件；
--业主产权确认登记（产权证书）；
--其他应保存的业主资料。
b)工程档案，包括：
--物业产权资料（项目开发批准报告；规划许可证；投资许可证；土地使用合同；建设工程开工许可证；用地红线图等）；
--综合竣工验收资料（竣工图：包括总平面布置图、总竖向布置图、建筑、结构、水、暖、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图；
建设工程竣工验收证书；建设消防验收合格证；公共配套设施综合验收合格书；供水合同；供电协议书、许可证；供气协议书、许可证；有线电视合格证；通信设施合格证；电梯准用证等）；
--施工设计资料（地质报告书；全套设计图纸；图纸会审记录；设计变更通知单；工程预决算报告书；重要的施工会议纪要；隐蔽工程验收记录；沉降观测记录；其他可能会影响将来管理的原始记录等）。
--其他应保存的工程资料。
c)设备档案，包括：
--设备台账；
--设备出厂合格证；
--设备使用说明书（要求中文）；
--设备安装、调试报告；
--保修卡、保修协议；
--设备运行记录；
--设备维修、保养记录；
--设备更新改造记录；
--设备管理制度；
d)物业管理运作档案，包括：
--公司管理运作档案（物业接管记录；对外经营记录；质量体系文件；行政人事日常管理文件；其他相关运作记录）；
--管理处运作档案（各部门运作相关记录；业主违章、投诉、报修处理记录；回访记录；有偿服务记录；社区文化活动记录；达标创优记录；其他相关运作记录）。
e)来往文书档案，包括：，管理公司及管理处日常对外、对内发出及收取的文件。
f)合同档案
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