物业园区资料管理措施

物业园区资料管理措施提要：各类档案必须注意保密，各种档案未经许可不准外传、外借和随意翻动。文件、档案收集后，应编制档案目录按目录分类装订存放

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　　物业园区资料管理措施

　　（1）工程资料

　　1）要求标准

　　①分门别类地接收整套（房屋、设施、设备、绿化等）接管验收资料，填写相关表格。

　　②每年年底对整套资料进行一次核对。

　　③资料由管理员负责，专人管理。

　　④借用、归还资料必须登记。

　　2）管理内容

　　所有工程技术、维修、改造资料，各种竣工图、各类设施设备使用、说明等资料、施工管线图及交接验收记录等。

　　（2）业主资料

　　1）要求标准

　　①每年年底核对一次，及时更新业主信息。

　　②资料由专人管理。

　　③建立业主档案目录。

　　④借用、归还资料必须登记。

　　2）管理内容

　　①《业主基本情况登记表》。

　　②《房屋交付验收清单》。

　　③《交付物品清单》。

　　④《领房手续书》。

　　⑤《装修前验收表》。

　　⑥《装修管理协议》。

　　⑦《装修检查表》。

　　⑧《业主意见征询表》。

　　⑨与该业主相关的资料。

　　（3）财务资料

　　1）要求标准

　　①保密性。档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

　　②除公司领导、公司财务负责人外，任何未经物业服务中心经理同意，他人不得查阅管理中心帐务。

　　③管理中心帐本隔年上交公司存档。

　　2）管理内容

　　财务相关资料。

　　（4）文件资料

　　1）要求标准

　　①收到、发出文件后进行留底存档。

　　②组织员工学习（经理负责）、传阅。

　　③受控文件对外保密。

　　2）管理内容

　　①外来文件。

　　②受控文件。

　　③公司发文。

　　④管理中心的申请、报告。

　　⑤管理中心致业主函。

　　⑥管理中心致开发公司函。

　　⑦管理中心致其他部门函。

　　（5）其它要求

　　①各类档案必须注意保密，各种档案未经许可不准外传、外借和随意翻动。

　　②文件、档案收集后，应编制档案目录按目录分类装订存放。

　　③每天应清理来往文件、各种档案，以免资料堆积。

　　④装订文件、档案要按序排列，每年2月份前将前年档案装订、归档。

　　⑤归档要注意整洁、资料分类能随手而得，避免盲目的查找。

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