1.目的
通过对质量体系运行有关文件的控制,确保在项目的开发建设过程中能得到和使用相关的有效文件。
2.范围
本程序适用于公司所有与质量活动有关的文件控制,包括外来文件和资料。
3.职责
3.1 工程部是文件控制的主管部门,主要负责:
a.指导、监督各部门对文件控制的执行情况;
b.质量手册和质量管理作业文件的归口管理工作。
3.2 总经理工作部负责公司的档案管理工作以及图书、标准、规范、信函传真等外来文件和资料的归口管理工作;
3.3 各部门负责分管范围内的文件管理工作;
3.4 项目部负责图纸及工程项目的有关文件的归口管理工作。
4.控制程序
4.1 受控文件的范围:
4.1.1 用以指导质量体系运行的文件和资料,包括质量手册、程序文件和质量管理作业文件;
4.1.2 用以指导项目具体运作的文件和资料;
4.1.3 外来文件和资料,包括:法律法规、标准、规范等图书资料以及信函、传真等其它外来文件和资料。
4.2 文件和资料的编制与审批
4.2.1根据质量体系文件中的有关规定,由文件的归口管理部门负责编制文件,并由规定的授权人进行审核和批准:
a.《手册》和程序文件由工程部编制,管理者代表审核,公司总经理批准;
b.质量管理作业文件由各归口管理部门编制,部门经理审核,管理者代表批准;
c.项目运作性文件由归口管理部门编制,根据各业务活动的有关规定,由相应人员进行审核和批准。
d.外来文件由总经理工作部负责审核、登记,由总经理工作部经理或分管副总经理批准下发。
4.2.2 文件的编写要求,执行Q/TZH-WI-007《质量体系文件编写导则》的规定。
4.3 文件的标识与发放
4.3.1文件的编制部门依据Q/TZH-WI-006《文件编码规定》所规定的范围和方法,对文件进行编号。
4.3.2 对质量手册和质量管理作业文件,需加唯一性标识以识别,对合同、工程图纸以及其它项目运作性文件,具备授权人签字或盖章后即为有效,日常使用的法律法规等资料,不需加盖受控章。
4.3.3根据文件的发放范围,由发放部门做好发放登记,填写"文件发放登记表"。公司内部编制的文件,可在文件的原件上加盖发放章,登记发放情况。
4.3.3 各部门资料员负责签收文件,填写"文件接收登记表"。
4.4 文件的更改
4.4.1 文件需要更改时,由更改部门填写"文件更改申请/通知单",说明更改的理由和内容,并由原审批人审批,当原审批人因故不能审批时,应向指定的审批人提供审批所需要的背景资料。
4.4.2 文件的原编制
4.5 文件的保存与回收
4.5.1 对归档文件和资料的保存和管理,执行Q/TZH-TY-WI-008《档案管理办法》。
4.5.2对各部门保存的文件资料,由部门资料员负责妥善保管,防止污损遗失,保存期限为一般为3年,超过保存期的,由各部门资料员负责进行销毁并做好记录。
4.5.3 受控文件不得随意复印,需要时,应向其归控管理部门申请,批准后,方可进行复制。
4.5.4文件换版后,由原发放部门负责将作废版本进行回收,并进行记录,对作废的文件和资料需保留以备参考时,应加盖"作废"章予以标识。
4.6 外来文件的控制
4.6.1对外来文件,由接收部门负责进行签收、登记和处理,纳入到受控文件的管理范围。
a)上级机关下发的行政和管理性文件以及房地产开发的法律法规,由总经理工作部负责签收登记,交分管领导签批后贯彻实施;
b)工程施工技术类文件,由工程部负责保存和处理,对建筑施工类的国家、地区和行业标准、工艺、技术规范等,由工程部审核其是否为有效版本,并提供有效版本清单,发放项目部使用。
c)项目经营运作的有关文件和顾客提供的文件等,由策划营销中心负责处理。
4.6.2 各部门按照分工管理范围,负责主动收集相应的外来文件(如:最新颁布的法律法规、技术标准、规范、上级政府主管部门的有关政策等),并对文件的落实情况进行相应的跟踪。
4.7 项目部负责工程项目的图纸使用管理,执行Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》。
4.8 总经理工作部负责公司的档案管理,各部门按分工做好本部门的档案管理工作,执行Q/TZH-WI-008《档案管理办法》。
4.9 总经理工作部负责公司的信函管理,做好信函的收发和处理工作,执行Q/TZH-WI-011《信函管理办法》。
4.10 总经理工作部负责公司的图书资料管理,执行Q/TZH-WI-009《图书资料管理办法》。
4.11 工程部负责对各部门的文件控制情况进行日常的监督检查,并结合质量管理体系审核以及整改等工作,进行检查指导。
5.质量记录
5.1 QR05-01 文件发放登记表
5.2 QR05-02 文件接收登记表
5.3 QR05-03 文件借阅登记表
5.4 QR05-04 文件更改申请/通知单
5.5 QR05-05 受控文件清单
6.支持性文件
6.1 Q/TZH-WI-006《文件编码规定》
6.2 Q/TZH-WI-007《质量体系文件编写导则》
6.3 Q/TZH-WI-008《档案管理办法》
6.4 Q/TZH-WI-009《图书资料管理办法》
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