(四)办公室负责将审议(评议)项目的有关材料和会议日程安排提前5天发送到参加会议的各位委员。
(五)会议召集人按会议日程主持会议,所有与会委员均需履行签到手续。到会委员符合规定人数,会议方可召开。
(六)有关主管部门(或设计单位)向规划委员会(或专家委员会)介绍审议(评议)项目的背景、过程和技术内容,并解答委员的提问。委员进行审议(评议)后,如需进行最后表决,所有列席会议的代表均须在表决前退场。
(七)会议表决采取不计名投票方式,所有委员在表决时,必须明确表态为同意或不同意,不得弃权,会议做出的决议必须获得参加会议委员人数2/3及应出席人员的1/2以上方可通过。
第二十三条 规划委员会会议的会议记录和决议草案,由办公室整理报主任或副主任批准正式签发,并发送参加会议的各位委员。专家委员会评议意见(或会议纪要),由会议秘书长起草,在会议上通过后,当场宣布。
第二十四条 每次会议的会议资料都属内部文件。各位委员应妥善保管,或者在会后交回办公室处理。任何人不得以任何方式向他人直接或间接传送有关资料。如会议资料被列为机密文件,应按有关保密规定执行。需要向社会公布的规划,按有关规定进行公布。
第二十五条 经市规划委员会主任或专家委员会主任同意,必要时可由规划委员会办公室通过文件传阅的方式开展工作。获得规定人数以上委员书面同意通过的决议,与该委员会会议方式通过的决议效力相同。
第二十六条 凡有关会议资料的查询,均由规划委员会办公室负责统一答复,任何人不得以任何方式透露会议的详情和内容。对于涉及公众利益的项目,办公室负责发布新闻公报。对于规划方案展示期间应当处理的公众意见,办公室负责将审议(评议)结果书面通知提议人。
第五章 附 则
第二十七条 本章程的修改程序为:由于形势发展需要修改时,由市规划委员会办公室起草,提交规划委员会讨论并经2/3以上委员通过方可生效。修改后的章程报市政府备案。
第二十八条 本章程条款的解释权属保定市城乡规划委员会。
第二十九条 本章程自发布之日起施行。
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